صفحه 13 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (Business Activity Model یا BAM)

مدل فعالیت‌های سازمانی یکی از مهم‌ترین ورودی‌های تعیین نیازمندی‌ها است. تحلیلگر با درک مهم‌ترین فعالیت‌هایی که سازمان انجام می‌دهد و نیز شناسایی رویدادهای سازمانی مرتبطی که سازمان باید به آن‌ها واکنش نشان دهد، می‌تواند تصویری روشن از سیستم آینده ایجاد کند و نیازمندی‌های مطرح‌شده در برابر آن را با دقت شناسایی کند.

مدل فعالیت‌های سازمانی و تعیین نیازمندی‌ها در بخش «بررسی/ارزیابی وضعیت» الگوی توسعه سیستم انجام می‌شوند. شکل همچنین تعامل با حوزه‌های دیگر را نشان می‌دهد. «فهرست نیازمندی‌ها» در سراسر پروژه به‌عنوان نقطه ارجاع مرکزی جریان دارد؛ این فهرست مرتباً به‌روز می‌شود و نیازمندی‌های سیستم آینده را منعکس می‌کند.

پاورقی 1: از میان تکنیک‌هایی که در دامنه SSADM 4+ قرار دارند، این همان حوزه‌ای است که در اصطلاح حرفه‌ای مجاری به‌طور سنتی «سازمان‌دهی» نامیده می‌شود. بارها اشاره خواهد شد که رویه‌ها و تکنیک‌های مدل‌سازی سازمانی جزو خود SSADM نیستند، اما مدل حاصل از آن‌ها برای بخش‌های تحلیلی فناوری اطلاعات و فناوری اطلاعاتی لازم است.

پاورقی 2: منابع [CCTA95] و [CCTA95A] شرح کامل و تفصیلی را ارائه می‌کنند: Reference Manual, Part 3: Business Context, 3-1 تا 3-55 و User Guide, Part 2: Investigation, Business Activity Modelling, 2-41 تا 2-63.

متن‌های شکل 7: ساختار تصمیم؛ بررسی/ارزیابی وضعیت؛ سازمان کاربران؛ مفاهیم و رویه‌ها؛ مشخصات؛ مدل مفهومی؛ طرح داخلی؛ طراحی رابط سیستم؛ ساخت سیستم؛ مدل گردش کار؛ فهرست نیازمندی‌ها؛ مدل فعالیت‌های سازمانی.

شکل 7 - جایگاه مدل فعالیت‌های سازمانی و تعیین نیازمندی‌ها در الگوی پایه توسعه سیستم.

صفحه 14 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1 مدل‌سازی فعالیت‌های سازمانی

سیستم‌های اطلاعاتی برای پشتیبانی از فعالیت سازمان‌ها ساخته می‌شوند. فعالیت‌های یک سازمان و خدماتی که سیستم اطلاعاتی ارائه می‌کند معمولاً یکسان نیستند.

اگر یک سازمان یا شرکت بخواهد چیزی خریداری کند، رویداد سطح سازمانی «مواد بخر» می‌تواند به رویدادهای فناوری اطلاعاتی زیر منجر شود: «گزارشی از موجودی در دسترس تهیه کن و روند مورد انتظار موجودی را پیش‌بینی کن» و «تصمیم خرید و موعد تحویل مورد انتظار را ثبت کن».

BAM باید دقیقاً مشخص کند کدام فعالیت‌های سازمان باید توسط یک سیستم اطلاعاتی پشتیبانی شوند. هدف اصلی مدل، کمک به تحلیلگر در تدوین نیازمندی‌هایی است که به «کاتالوگ نیازمندی‌ها» افزوده می‌شوند و مستقیماً از نیازهای فعالیت‌های سازمان مشتق شده‌اند.

هدف این است که تضمین شود:

• میزان ذهنی‌بودن پایین بماند؛ یعنی سیستم رایانه‌ای جدید نیازهای واقعی سازمان را برآورده کند و صرفاً بازنویسی سیستم فعلی نباشد یا ویژگی‌های آن فقط بر اساس نظر چند کاربر تعیین نشود؛
• طراحی سیستم فناوری اطلاعات کاربرمحور باشد؛ یعنی خدمات سیستم از کل نقش‌های شغلی کاربران پشتیبانی کند و بازتاب صرف ملاحظات فنی نباشد. در عمل، مجموعه‌ای از پرس‌وجوها و عملکردهای به‌روزرسانی باید بر اساس نیاز کاربران مجاز شکل گیرد.

بنابراین BAM فعالیت‌های اساسی سازمانی را توصیف می‌کند که برای دستیابی به اهداف معینی - بازار، رقابت، اقتصاد، قدرت و غیره - انجام می‌شوند. این فعالیت‌ها مستقل از ساختار سازمانی و تخصیص شخصی وظایف هستند. مدل‌سازی گردش کار به موضوع تخصیص وظایف می‌پردازد.

مدل‌سازی فعالیت‌های سازمانی در واقع خود روش/روش‌شناسی این مدل‌سازی است و رسماً جزو پروژه SSADM نیست. با این حال اگر انجام نشود، شرح فعالیت‌های سازمانی میان چند سند SSADM پراکنده خواهد شد:

• فهرست نیازمندی‌ها؛
• شرح نقش‌های کاربری؛
• شرح فرایندهای ابتدایی سیستم فعلی.

بنابراین مناسب است چنین مدل و محصولی در فرایند پروژه SSADM گنجانده شود. چند روش تثبیت‌شده برای این کار وجود دارد و باید یکی از آن‌ها انتخاب و در SSADM استفاده شود. از جمله:

• روش‌شناسی سیستم‌های نرم (Soft Systems Methodology)؛
• تحلیل سازمان/کسب‌وکار (Business Analysis).

صفحه 15 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

• استخراج مدل فعالیت‌های سازمانی از نمودار جریان مواد/اسناد.

روش‌های فوق معمولاً برای حل مسائل برنامه‌ریزی و تحلیل سطح بالاتر، مانند برنامه‌ریزی راهبردی سازمانی و فناوری اطلاعات، مناسب هستند.

منابع:

منابع مجاری در این زمینه اندک‌اند، اما [Vecsenyi88] یکی از روش‌های شناخته‌شده و رایج، یعنی Soft Systems Methodology، را به‌تفصیل معرفی می‌کند. همچنین بنگرید به [Checkland81] و [Checkland90]. نسخه SSADM 4.2 نیز معرفی کوتاهی ارائه می‌کند ([CCTA95] و [CCTA95A]).

2.1.1 مرور گام‌های مدل فعالیت‌های سازمانی

جدا کردن «مدل گردش کار» از «مدل فعالیت‌های سازمانی» به این معناست که شرکت/سازمان می‌تواند تغییر ساختار و سازمان‌دهی مجدد پیدا کند. فعالیت‌ها را می‌توان به واحدهای سازمانی دیگری واگذار کرد بدون آن‌که اهداف اساسی سازمان که در BAM ثبت شده‌اند دستخوش تغییر شوند.

برای انجام بسیاری از فعالیت‌های سازمانی به اطلاعات نیاز است و برخی خدمات اطلاعاتی را سیستم‌های فناوری اطلاعات ارائه می‌کنند. در SSADM، خدمات اطلاعاتی در توصیف «مدل مفهومی» معماری سه‌شِمایی قرار می‌گیرد: مدل منطقی داده و مشخصات فرایندهای به‌روزرسانی و پرس‌وجو. «مدل مفهومی» و BAM ارتباط نزدیکی دارند.

«طراحی رابط سیستم» در معماری سه‌شِمایی با «مدل گردش کار» ارتباط نزدیک دارد. طراحی رابط سیستم عملکردهایی را تعریف می‌کند که فعالیت‌های به‌روزرسانی و پرس‌وجوی پایگاه‌داده را متناسب با نقش‌های مختلف کاربری گروه‌بندی می‌کنند. اگر نقش‌ها، اختیارها یا مسئولیت‌های شغلی تغییر کنند، تغییرات متناظر باید در طراحی رابط سیستم اعمال شوند.

اختیارها و نقش‌های شغلی قابل تغییرند، اما عملکردهای سازمانی/عملیاتی ماهیت دیگری دارند. شکل 8 تمایز میان فعالیت‌های سازمانی/عملیاتی و خدمات سیستم اطلاعاتی را نشان می‌دهد. این تمایز در بررسی و تحلیل فعالیت‌های سازمانی بسیار مفید است، ولی مرز آن لزوماً با مرز میان فعالیت‌های دستی و خودکار یکی نیست. برخی فعالیت‌ها قابل خودکارسازی‌اند و بعضی فعالیت‌ها از قبل به کمک خدمات فناوری اطلاعات خودکار شده‌اند. SSADM 4+ مرز میان فعالیت‌های دستی و خودکار را در مدل‌سازی گردش کار بررسی می‌کند.

صفحه 16 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2 روش‌ها و تکنیک‌های مدل‌سازی فعالیت‌های سازمانی

هر رویکرد BAM یا سازمان‌دهی که انتخاب شود، خروجی نهایی باید «مدل گردش کار» و «مدل فعالیت‌های سازمانی» را به‌وضوح از هم جدا کند. همچنین باید چهار بخش مدل فعالیت‌های سازمانی را پوشش دهد.

2.1.2.1 چرا: دیدگاه‌های سازمانی

باید گزاره‌ای وجود داشته باشد که بیان کند سازمان به چه چیزی باور دارد، چه چیزی را می‌خواهد محقق کند و به چه اهدافی می‌خواهد برسد. برای نمونه، در یک شرکت اجاره خودرو پرسش‌های زیر مطرح می‌شوند:

• آیا باید برای مشتریان وفادار خودروهای باکیفیت فراهم شود، زیرا آنان بیشتر به تناسب خدمت با مبلغ پرداختی اهمیت می‌دهند تا پایین‌ترین قیمت مطلق؟
• آیا به دلیل رقابت در بازاری بسیار حساس به قیمت، نرخ اجاره باید پایین نگه داشته شود؟
• آیا باید به نگهداری خودروهای اجاره‌ای اهمیت زیادی داده شود تا هنگام فروش خودرو به‌صورت دست‌دوم افت ارزش به حداقل برسد؟

شرکت در سطح کلان نیز باید باور داشته باشد که اجاره خودرو فعالیتی سودآور و تجارتی مناسب است.

عوامل حیاتی موفقیت، سنجش عملکرد و اقدامات اصلاحی در صورت نیاز، ابزارهایی هستند که سازمان را در مسیر برنامه‌ریزی‌شده نگه می‌دارند. تصمیم‌های مرتبط با آن‌ها باید با توجه به دیدگاه‌های سازمانی گرفته شوند. در بیشتر سیستم‌ها و سازمان‌ها چند دیدگاه سازمانی - که معمولاً با یکدیگر تعارض دارند - باید با هم سازگار شوند؛ این امر به فعالیت‌های حل تعارض نیاز دارد.

متن‌های شکل 8: خدمت پشتیبانی اطلاعاتی؛ چرا - رویکرد مبتنی بر دیدگاه سازمان؛ چه چیزی - مدل منطقی فعالیت‌ها؛ چه زمانی - رویدادهای سازمانی؛ چگونه - قواعد سازمانی/عملیاتی؛ چه کسی - نقش‌های کاربری؛ کجا - موقعیت جغرافیایی سازمان؛ تعیین وظایف و اختیارها؛ سازمان؛ سیستم اطلاعاتی؛ مدل فعالیت‌های سازمانی؛ مدل گردش کار؛ ساختار سازمانی؛ مدل مفهومی؛ مدل منطقی داده؛ فرایندهای پرس‌وجو؛ فرایندهای به‌روزرسانی؛ طراحی رابط سیستم؛ عملکردها؛ گفت‌وگوها؛ ورودی/خروجی پردازش دسته‌ای؛ پشتیبانی اطلاعاتی.

شکل 8 - عملکرد سازمان با پشتیبانی یک سیستم اطلاعاتی.

صفحه 17 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

دیدگاه‌های سازمانی با توجه به فعالیت‌های اصلی سازمان بیان می‌شوند. این موضوعات در برنامه‌ریزی کسب‌وکار/راهبردی بررسی می‌شوند.

2.1.2.2 چه چیزی: مدل منطقی فعالیت‌ها

مدل منطقی فعالیت‌ها فعالیت‌هایی را تعیین می‌کند که سازمان باید انجام دهد و وابستگی‌های میان آن‌ها را نیز مشخص می‌کند. عمومی‌ترین انواع فعالیت در شکل 10 نشان داده شده‌اند. فعالیت‌های سازمان در فضایی کاملاً بسته وجود ندارند، بلکه در محیطی مشخص قرار گرفته و با آن تعامل دارند؛ برای مثال با دنیای بیرون یا با بخش دیگری از همان سازمان.

تعریف 2-1: فعالیت اصلی

فعالیت اصلی، فعالیتی سازمانی است که برای دستیابی به هدفی روشن انجام می‌شود؛ مانند اجاره خودرو، وصول/دریافت مالیات، مراقبت از بیمار، پرداخت مزایای اجتماعی و غیره. این فعالیت‌ها «فعالیت‌های اصلی یا اولیه» نامیده می‌شوند.

جزء مهم فعالیت اصلی، «اجرا» است؛ یعنی انجام واقعی فعالیت. برای مثال انتخاب خودروی اجاره‌ای برای مشتری، تحویل خودرو، پس‌گرفتن آن و دریافت هزینه اجاره.

جزء مهم دیگر، فراهم کردن شرایطی است که اطمینان دهد منابع، واحدهای پشتیبان و خدمات لازم برای فعالیت‌های اجرایی در دسترس‌اند؛ مانند خرید خودروها، جذب مشتری و سرویس خودروها.

گام‌های لازم برای اجرا و ایجاد شرایط نیز باید برنامه‌ریزی شوند: چند خودرو لازم است، از هر مدل چه تعداد، در هر شعبه چند خودرو باید موجود باشد و غیره.

پاورقی 3: همچنین به تقسیم‌بندی فعالیت‌ها بر اساس Porter مراجعه شود: Michael E. Porter, Competitive Strategy, Free Press.

متن‌های شکل 9: فعالیت‌های سازمانی، وابستگی‌ها و تعامل با محیط؛ قواعد سازمانی/کسب‌وکار؛ رویدادهای سازمانی؛ مدل فعالیت‌های سازمانی؛ دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار.

شکل 9 - نمایش شماتیک مدل فعالیت‌های سازمانی.

صفحه 18 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

برنامه‌ریزی شامل موارد زیر است:

• تعیین قواعد عملیاتی سازمان؛
• تعیین الزامات عملکرد، مانند شاخص‌های بهره‌برداری خودرو، گردش و سود شعبه، و انطباق تقاضا با خودروهای موجود.

پایش: مراحل برنامه‌ریزی، اجرا و فراهم‌سازی شرایط پایش می‌شوند و داده‌های عملکرد مرتبط با آن‌ها گردآوری می‌شود.

کنترل/راهبری: مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، فراهم‌سازی شرایط و پایش باید کنترل شوند و در صورت لزوم مداخله صورت گیرد. فعالیت‌های کنترلی هنگامی بر فعالیت‌های دیگر اثر می‌گذارند که استانداردهای عملکرد برآورده نشده باشند و در نتیجه فعالیت مورد پایش باید تغییر کند. برای مثال، اگر یک شعبه اجاره خودرو به شاخص‌های عملکرد تعیین‌شده نرسد، ممکن است ترکیب انواع خودرو یا تعداد کارکنان آن تغییر کند.

در بسیاری از پروژه‌های SSADM بخش بزرگی از نیازمندی‌ها به بهبود پشتیبانی فناوری اطلاعات برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل مربوط است و هدف، ایجاد یک سیستم پایش کم‌هزینه است.

نیاز به حل تعارض میان دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار می‌تواند به ایجاد فعالیت‌های مدیریت تعارض منجر شود؛ مثلاً «چه زمانی تخفیف داده شود و چه زمانی قیمت کامل دریافت شود». قواعد حل تعارض باید به‌صراحت و آشکار بیان شوند. این امر مدیریت روان امور کسب‌وکار و موفقیت سازمان را ممکن می‌کند و ممکن است نیازهای اطلاعاتی ویژه‌ای برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری یا ایجاد قواعد مناسب پدید آورد.

متن‌های شکل 10: برنامه‌ریزی؛ فراهم‌سازی شرایط؛ اجرا؛ پایش؛ کنترل/راهبری؛ تعامل با محیط؛ انتظارات؛ بازخورد؛ داده‌های عملکرد.

شکل 10 - عناصر مدل منطقی فعالیت‌ها.

صفحه 19 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2.3 چه زمانی: رویدادهای سازمانی/کسب‌وکار

رویکرد انتخاب‌شده برای مدل‌سازی فعالیت‌های سازمانی باید ابزاری برای شناسایی، مستندسازی و توصیف رویدادهای سازمانی و نیز ارتباط دادن آن‌ها به فعالیت‌هایی که رویدادها آغاز می‌کنند فراهم کند. انواع رویدادهای سازمانی عبارت‌اند از:

• ورودی خارجی - از خارج مرزهای سیستم؛ مانند درخواست پیش‌رزرو خودرو، تحویل خودرو توسط سازنده، یا درخواست اجاره خودرو توسط مشتری حضوری؛
• تصمیم‌های گرفته‌شده در داخل سیستم هنگام اجرای فعالیت‌ها؛ مانند تغییر نرخ اجاره، خارج کردن یا تعمیر خودروی آسیب‌دیده، یا تعلیق مشتری؛
• رویدادهای زمان‌بندی‌شده وابسته به گذر زمان («کلاک»)، مانند آغاز و پایان روز کاری.

یک رویداد سازمانی می‌تواند بیش از یک فعالیت را آغاز کند. برای مثال «بازگرداندن خودروی اجاره‌ای» فعالیت‌های «تحویل‌گیری خودرو»، «ارسال برای سرویس» در صورت آسیب و «دریافت هزینه اجاره» را آغاز می‌کند.

یک فعالیت نیز ممکن است توسط چند رویداد آغاز شود. برای نمونه، «بررسی اعتبار مشتری» می‌تواند با «درخواست اجاره» - زمانی که اطلاعات کارت اعتباری ارائه می‌شود -، «تحویل خودرو» یا «اجاره توسط مشتری حضوری» آغاز شود.

یادداشت: میان رویدادهای فناوری اطلاعاتی مورد استفاده در «مدل رفتار موجودیت» SSADM و رویدادهای سازمانی لزوماً رابطه یک‌به‌یک وجود ندارد.

2.1.2.4 چگونه: قواعد کسب‌وکار

BAM مشخص می‌کند چه کاری انجام می‌شود و فعالیت‌ها چه وابستگی متقابلی دارند. بسیاری از فعالیت‌ها قواعد صریحی دارند که نحوه اجرای آن‌ها را تعیین می‌کنند. هرجا چنین قواعدی یافت شوند باید با قواعد کسب‌وکار مربوطه و ارجاع متقابل روشن مرتبط شوند.

یادداشت: اگر بیان روشن قاعده در سند دیگری وجود داشته باشد، لازم نیست در این سند دوباره کپی شود؛ برای مثال برنامه راهبردی ممکن است چنین ارجاعی داشته باشد.

جدا کردن «مدل منطقی فعالیت» و BAM مفید است زیرا امکان استفاده مجدد از عناصر - مانند قواعد - در فعالیت‌های دیگر را می‌دهد و سازگاری بیشتری میان فعالیت‌ها ایجاد می‌کند. در اینجا دو نوع قاعده متمایز می‌شود.

صفحه 20 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

I. محدودیت‌ها/شرایط لازم: در اجاره خودرو، یک محدودیت می‌تواند چنین باشد: «مشتری باید بیش از 25 سال سن و گواهینامه معتبر با سابقه بیش از یک سال داشته باشد». خودرو نیز پیش از تحویل باید تمیز، با باک پر و بدون آسیب جدی - جز چند خراش ناچیز - باشد.

A. محدودیت‌ها شرایطی را تعیین می‌کنند که در صورت برقرار بودن آن‌ها یک فعالیت قابل اجراست. این محدودیت‌ها ممکن است ناشی از الزام خارجی باشند - از دنیای بیرون یا بخش دیگری از سازمان - یا درون BAM تعیین شده باشند. محدودیت‌های داخلی می‌توانند توسط فعالیت‌های کنترل و راهبری تغییر کنند.

II. قواعد عملیاتی: در اجاره خودرو، چنین قاعده‌ای می‌تواند تعیین کند چه زمانی، اگر نوع رزرو‌شده موجود نیست، خودروی یک رده گران‌تر بدون دریافت مابه‌التفاوت ارائه شود؛ یا چه زمانی باید خودروی مناسب از شعبه دیگری منتقل شود.

A. قواعد عملیاتی مشخص می‌کنند فعالیت‌ها چگونه اجرا شوند. لازم نیست حتماً به‌صورت رویه‌ای بیان شوند. این قواعد یا از بیرون سازمان تحمیل می‌شوند یا درون BAM تعیین می‌شوند و در حالت دوم ممکن است با فعالیت‌های کنترلی تغییر کنند. مثال قواعد خارجی: محاسبه مالیات بر ارزش افزوده یا نرخ اجاره. مثال قواعد داخلی: در نبود نوع خودروی مورد درخواست چه باید کرد یا زمان فروش خودرو چگونه تعیین شود.

برخی قواعد را می‌توان درون یک سیستم اطلاعاتی خودکار کرد و برخی دیگر به‌شکل اطلاعات راهنما/کمکی تعاملی در دسترس قرار می‌گیرند.

2.1.2.5 یک روش برای مدل‌سازی فعالیت‌های سازمان

همان‌طور که گفته شد، روش‌های تثبیت‌شده متعددی برای مدل‌سازی فعالیت‌های سازمان وجود دارد و هر یک تکنیک‌ها و انواع نمودارهای متفاوتی دارند. در واقع توافق حرفه‌ای کاملی درباره این‌که دقیقاً چه چیزی «مدل فعالیت‌های سازمانی» (BAM) محسوب می‌شود وجود ندارد. با این حال چنین مدلی باید شامل فعالیت‌های سازمان، روابط داخلی آن‌ها و تمایز میان فعالیت‌های فناوری اطلاعاتی و فعالیت‌های سازمانی/کسب‌وکار باشد.

یکی از روش‌های مفید برای توصیف فعالیت‌ها و وابستگی‌های میان آن‌ها «مدل سیستم رسمی Checkland» است که در ادامه به‌اختصار معرفی می‌شود ([Vecsenyi88]، [Checkland81]، [Checkland90]).

پاورقی 4: در این نقطه ساخت سیستم اطلاعاتی می‌تواند با ساخت سیستم‌های مبتنی بر دانش ارتباط پیدا کند؛ این سیستم‌ها با فناوری‌ها و روش‌های جدیدتر، مانند CommonKADS، می‌توانند قواعد بسیار بیشتری را خودکار کنند.

صفحه 21 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

اطلاعات مورد نیاز هر فعالیت و منابع آن اطلاعات نیز باید مستند شوند. منابع اطلاعات می‌توانند عبارت باشند از:

• سیستم اطلاعاتی آینده؛
• محیط خارجی؛
• سایر فعالیت‌های سازمانی/کسب‌وکار.

همچنین باید موارد زیر ثبت شوند:

• رویدادهای سازمانی/کسب‌وکار و فعالیت‌هایی که هنگام وقوع آن‌ها آغاز می‌شوند؛
• قواعد سازمانی - محدودیت‌ها و قواعد عملیاتی - که نحوه اجرای فعالیت‌ها را تعیین می‌کنند.

2.1.2.5.1 مدل سیستم رسمی Checkland

روش Checkland با نام Soft Systems Methodology یا SSM - که به فارسی می‌توان «روش‌شناسی سیستم‌های نرم» نامید - برای مدل‌سازی «سیستم فعالیت انسانی» به‌کار می‌رود. استفاده از آن در محیط SSADM و در ارتباط با تحلیل امکان‌سنجی در [ISE92] شرح داده شده است.

SSM برای توصیف فعالیت‌های سازمانی از دو مدل استفاده می‌کند:

• دیدگاه سازمانی/کسب‌وکار؛
• مدل فعالیت‌های منطقی.

رویدادها و قواعد سازمانی/کسب‌وکار را می‌توان در محصولات SSM توصیف کرد، اما در اصل در دامنه بررسی SSM قرار ندارند.

2.1.2.5.1.1 مروری بر SSM، روش‌شناسی سیستم‌های نرم

وجود نیازمندی‌های «سخت» سیستم وضعیتی را توصیف می‌کند که در آن، هرچند مسئله مهندسی/طراحی می‌تواند بسیار پیچیده باشد، دقیقاً می‌دانیم چه چیزی لازم است و مشخصات سیستم باید به «چگونگی» تحقق آن نیازمندی‌ها بپردازد. نمونه‌ها:

• طراحی پل‌ها و ساختمان‌ها؛
• ساخت سیستم‌های عامل، کامپایلرها و سیستم‌های مدیریت پایگاه‌داده.

وجود نیازمندی‌های «نرم» وضعیتی را نشان می‌دهد که هنوز واقعاً نمی‌دانیم چه چیزی لازم است؛ بنابراین ابتدا باید تعیین شود برای چه چیزی باید مشخصات سیستم ساخته شود و نیازهای واقعی چیست.

SSM به تعیین همین نیازمندی‌های «نرم» کمک می‌کند. تمرکز آن بر فعالیت‌های سازمانی است و نیازهای فناوری اطلاعات را با توجه به نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی فعالیت‌های سازمان تعیین می‌کند.

صفحه 22 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

روش با توصیف این‌که سازمان/شرکت چه می‌کند آغاز می‌شود و آن را به‌صورت یک «سیستم فعالیت انسانی» می‌بیند - انسان‌هایی که با هدفی مشترک و به‌شکل هماهنگ با یکدیگر کار می‌کنند. با این حال SSM تلاش نمی‌کند فرایندهای دنیای واقعی را مستقیماً توصیف کند. در عوض یک رویکرد چهارمرحله‌ای دارد.

تعریف 2-2: تعریف ریشه‌ای (Root Definition)

• تعریف ریشه‌ای: گزاره‌ای درباره سازمان/شرکت که بیان می‌کند این سیستم واقعاً چیست، دست‌کم از دید افرادی که درباره موضوع با آن‌ها مشورت شده است. در اینجا دیدگاه سازمانی/کسب‌وکار ثبت می‌شود؛
• از هر تعریف ریشه‌ای، مدل وظایف اصلیِ مهم‌ترین فعالیت‌ها استخراج می‌شود؛
• با سازگار کردن همه دیدگاه‌های مهم، مدلی مورد توافق ایجاد می‌شود - مدل فعالیت منطقی؛
• مدل حاصل از توافق ذی‌نفعان با واقعیت مقایسه می‌شود تا میزان انطباق آن مشخص گردد.

2.1.2.5.1.2 تعریف ریشه‌ای

نمونه‌های تعریف ریشه‌ای برای یک کسب‌وکار اجاره خودرو:

• «دستیابی به سود مناسب از سرمایه‌گذاری از طریق اجاره خودرو» - دیدگاه کسب‌وکار: اجاره خودرو می‌تواند فعالیتی سودآور باشد؛
• «کسب‌وکاری که برای حفظ وفاداری مشتریان قدیمی اهمیت کافی قائل است» - دیدگاه کسب‌وکار: تضمین وفاداری مشتری از طریق خدمات باکیفیت؛
• «وظیفه شرکت حفظ وفاداری مشتریان قبلی و جذب مشتریان جدید از طریق ابتکاری مناسب در خدمات مشتری است که در برابر پیشنهادهای مشابه رقبا نیز رقابت‌پذیر باشد» - دیدگاه کسب‌وکار: ایجاد ابتکار رقابتی در خدمات مشتری برای افزایش وفاداری و جذب مشتری جدید.

تعریف ریشه‌ای مجبور نیست قصد مالکان یا عاملان «سیستم فعالیت انسانی» را بیان کند. ممکن است تعریف ریشه‌ای‌ای ایجاد کنیم که با واقعیت قابل مشاهده قابل دفاع باشد، اما بر دیدگاهی کسب‌وکاری بنا شده باشد که اصلاً مطلوب نیست. برای مثال: «سیستمی را اداره می‌کنیم که می‌کوشد خودروهای موجود را هرچه سریع‌تر مستهلک کند، با اجاره دادن آن‌ها به افرادی که پس از مدت کوتاه اجاره هیچ انگیزه‌ای برای حفظ وضعیت خودرو ندارند.» بدیهی است مالکان سیستم/کسب‌وکار می‌خواهند اثر چنین دیدگاهی بر سیستم فعالیت انسانی را به حداقل برسانند.

صفحه 23 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2.5.1.3 مدل وظایف اصلی

تعریف 2-3: وظیفه اصلی

وظیفه اصلی هدف/دلیل مشترکی است که سازمان یا شرکت برای آن کار و فعالیت می‌کند.

«مدل وظایف اصلی» سیستم فعالیت انسانی تعیین می‌کند سیستم برای تحقق آنچه در تعریف ریشه‌ای بیان شده باید چه کاری انجام دهد. مدل وظایف اصلی مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و سازگار با یکدیگر است.

این مدل از تعریف ریشه‌ای مشتق می‌شود و نباید فعالیتی از واقعیت را شامل کند که در تعریف ریشه‌ای بازتاب نیافته است.

شکل 11 نمونه‌ای از نمایش یک مدل وظایف اصلی در SSM را نشان می‌دهد. در تکنیک نموداری آن، میان دو فعالیتی که با پیکان متصل شده‌اند رابطه منطقی وجود دارد: «برای انجام فعالیتی که نوک پیکان به آن می‌رسد، انجام فعالیتی که پیکان از آن آغاز شده لازم است». پیکان به معنای آغاز کردن فعالیت یا جریان اطلاعات نیست، هرچند در واقعیت گاهی چنین هم رخ می‌دهد.

متن‌های شکل 11 - نمونه مدل سطح بالای وظیفه اصلی:

سیستم خدمات اجاره خودرو باکیفیتی را برای عموم و مشتریان وفادار ارائه می‌دهد و سامانه مشتریان دائمی را مطابق قوانین و سیاست شرکت اداره می‌کند، در حالی که سود مناسبی به دست می‌آورد.

فعالیت‌ها: قواعد و رویه‌های اجاره خودرو را تدوین کن؛ خودروها را به مشتریان اجاره بده؛ اقدامات کنترلی/اصلاحی انجام بده؛ عملکرد اجاره خودرو را اندازه‌گیری و پایش کن؛ روش اداره سامانه مشتریان دائمی را تعیین کن؛ سامانه مشتریان دائمی را اداره کن؛ عملکرد آن را پایش کن؛ اقدامات کنترلی/اصلاحی مربوط به آن را انجام بده؛ روش سنجش بازده سرمایه‌گذاری را تعیین کن؛ بازده سرمایه‌گذاری را اندازه‌گیری کن؛ تعریف کن «کیفیت بالا» در خدمت اجاره خودرو چیست؛ قوانین مرتبط و بخش‌های مربوط سیاست شرکت را شناسایی کن؛ روش انطباق با محدودیت‌ها را تعیین کن؛ اقدامات اصلاحی/کنترلی برای دستیابی به سود مناسب انجام بده.

شکل 11 - نمونه یک مدل وظیفه اصلی سطح بالا.

صفحه 24 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

نشانه‌های «صاعقه» که به فعالیت دیگری اشاره نمی‌کنند، وابستگی موقت به فعالیت‌های راهبری/کنترل/اصلاح را نمایش می‌دهند. فعالیت کنترلی می‌تواند برای رسیدن به شاخص‌های عملکرد تعیین‌شده بر هر فعالیتی که در حوزه اختیار آن است اثر بگذارد؛ حوزه اثر در نمودار با گروه‌بندی پیرامون فعالیت‌ها نشان داده می‌شود.

2.1.2.5.1.4 مدل مبتنی بر اجماع

دیدگاه هر فرد ترکیبی از دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار با وزن‌های متفاوت است. برای مثال، در اجاره خودرو مدیران شعبه ممکن است تأمین هرچه بهتر تقاضای اجاره را در اولویت قرار دهند، ولی هم‌زمان به کاهش سرمایه حبس‌شده در خودروها نیز توجه کنند. تجربه نشان می‌دهد حتی با حضور افراد زیاد در تحلیل، برای پوشش همه دیدگاه‌ها معمولاً تعداد نسبتاً کمی تعریف ریشه‌ای لازم است.

در SSM روشی برای ترکیب مدل‌های وظایف اصلیِ تعریف‌های ریشه‌ای مختلف و ایجاد یک مدل نهاییِ مورد اجماع وجود دارد. نکات اصلی:

• معمولاً مجموعه‌ای «خنثی» از فعالیت‌ها وجود دارد که در همه مدل‌ها مشترک است، زیرا همه مدل‌ها درباره همان سازمان/شرکت‌اند؛ در شرکت اجاره خودرو، خود فعالیت اجاره خودرو فعالیت مرکزی است؛
• برخی فعالیت‌ها در بعضی مدل‌ها وجود دارند ولی در همه مدل‌ها نه، و افراد دخیل در تحلیل در درجات متفاوتی از آن‌ها حمایت می‌کنند. وظیفه تحلیلگر ایجاد بیشترین حد ممکن از هماهنگی و توافق است، حتی اگر توافق کامل ممکن نباشد؛
• اگر میان دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار و دیدگاه‌های افراد تعارض باشد، باید تلاش شود این تعارض‌ها حل شوند.

«مدل وظیفه اصلی مبتنی بر اجماع» حاصل همان «مدل فعالیت منطقی» مورد نیاز BAM در SSADM است.

2.1.2.5.1.5 دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار متعارض

دیدگاه‌های کسب‌وکار اغلب با هم تعارض دارند. برای نمونه، بیشینه‌کردن درآمد اجاره خودرو با ارائه اجاره رایگان در برنامه مشتریان وفادار آشکارا در تضاد است. هنگام ادغام مدل‌های وظایف اصلی در یک مدل اجماعی، ممکن است برای رفع چنین تضادهایی لازم باشد فعالیت‌های خاصی ایجاد شوند.

صفحه 25 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2.5.1.6 تجزیه سلسله‌مراتبی

مدل وظیفه اصلی سلسله‌مراتبی است و هر سطح جزئیات بیشتری را آشکار می‌کند. هنگام تجزیه باید سنجش/پایش عملکرد و اقدامات کنترلی/اصلاحی را در نظر گرفت. برای آماده‌سازی تجزیه، هر مدل به زیرسیستم‌های بیشتری تقسیم می‌شود. هر زیرسیستم مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای آن‌ها سنجش عملکرد، پایش و کنترل به‌صورت گروهی تعریف شده است.

2.1.2.5.1.7 تعامل با سیستم‌های خارجی و زیرسیستم‌ها

«سیستم فعالیت انسانی» در جهان منزوی نیست:

• نخست، خود بخشی از یک سیستم بزرگ‌تر است و با قسمت‌های دیگر آن ارتباط دارد. مثلاً یک کسب‌وکار بین‌المللی اجاره خودرو می‌تواند بخشی از بازار اجاره خودرو اروپا و نیز بخشی از یک هلدینگ باشد که زنجیره هتل، شرکت هواپیمایی و سامانه‌های خدمات مشتری مرتبط را نیز اداره می‌کند؛
• دوم، درون یک سازمان/شرکت چند سیستم فعالیت انسانی می‌توانند در کنار هم وجود داشته باشند و با هم همکاری کنند. در شرکت اجاره خودرو، برای مثال: سیستم نگهداری محل شعب که شرایط مناسب تجاری را فراهم می‌کند؛ و سیستم آموزش و بازآموزی که مهارت کارکنان را در سطح لازم برای انجام کار اجاره خودرو حفظ می‌کند.

2.1.2.5.1.8 مقایسه «مدل وظیفه اصلی» با واقعیت

مدل وظیفه اصلی مستقل از آنچه واقعاً رخ می‌دهد تهیه شده است. بنابراین باید با فعالیت‌های واقعی مقایسه شود. در SSADM، «مدل جریان داده فیزیکی فعلی» می‌تواند فرایندهای واقعی را نشان دهد و برای شناسایی نواحی مسئله‌دار استفاده شود.

دو علت اصلی برای عدم انطباق مدل SSM با واقعیت وجود دارد:

• دیدگاه‌های سازمانی و کسب‌وکار نامعتبرند و تعریف ریشه‌ای وضعیتی عملی را توصیف نمی‌کند - جهان آن‌گونه نیست که مالکان و بهره‌برداران تصور می‌کنند. مثلاً ممکن است تعریف ریشه‌ای بر این دیدگاه بنا شده باشد که «خدمت باکیفیت، وفاداری مشتری را حفظ می‌کند»، در حالی که در واقعیت ارتباطی میان این دو وجود ندارد و قیمت پایین و تبلیغات مکرر عامل وفاداری‌اند.

صفحه 26 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

• فعالیت‌های واقعی با مدل وظیفه اصلی و در نتیجه با تعریف ریشه‌ای هم‌راستا نیستند. در محیط واقعی سازمان ممکن است فعالیت‌های مهمی حذف شده باشند، فعالیت‌های غیرضروری وجود داشته باشند، فعالیت‌هایی بدون کنترل انجام شوند یا بعضی فعالیت‌ها در جهت مخالف یکدیگر کار کنند. برای مثال، برنامه مشتریان وفادار که اجاره رایگان و هدایای گاه‌به‌گاه ارائه می‌کند شاید هیچ اطلاعاتی فراهم نکند که نشان دهد آیا برای شرکت منفعتی ایجاد می‌کند یا خیر.

هر علت که داشته باشد، آگاهی از اختلاف میان واقعیت و تصور کسب‌وکار برای مالکان و بهره‌برداران سیستم ضروری است.

2.1.2.5.1.9 مهم‌ترین محصولات SSM

محصولات و اسناد زیر عناصر اجباری توصیف «مدل فعالیت انسانی» محسوب می‌شوند:

2.1.2.5.1.9.1 اهداف و مقاصد

اهداف و مقاصد باید صریح و روشن بیان شوند.

2.1.2.5.1.9.2 پیوستگی

همه فعالیت‌ها باید به یکدیگر مرتبط باشند. اگر اتصال ممکن نباشد، آن فعالیت‌ها سیستم جداگانه‌ای تشکیل می‌دهند؛ اگر با هم ارتباط دارند، این ارتباط از طریق محیط خارجی رخ می‌دهد که خارج از دامنه پروژه است.

2.1.2.5.1.9.3 سنجش عملکرد

برای سنجش عملکرد باید معیار تعیین شود و سطوح عملکرد مقرر باید برآورده شوند. در یک سیستم فعالیت انسانی کاملاً توسعه‌یافته، عملکرد همه فعالیت‌ها سنجیده می‌شود. برای همه عوامل حیاتی موفقیت نیز باید معیارهای عملکرد تعریف شوند.

2.1.2.5.1.9.4 سازوکار پایش و کنترل

داده‌های عملکرد باید به‌طور پیوسته گردآوری و با سطوح مقرر مقایسه شوند. فعالیت‌های راهبری/کنترل/اصلاح دارای اختیار کافی باید برای مدیریت وضعیت‌هایی وجود داشته باشند که در آن سطوح عملکرد برآورده نمی‌شوند. این فعالیت‌ها نحوه اجرای سایر فعالیت‌ها را تغییر می‌دهند - مانند قواعد مورد استفاده، منابع در دسترس یا فرد اجراکننده - و معمولاً ماهیت خود فعالیت‌ها را تغییر نمی‌دهند.

صفحه 27 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

در یک مدل فعالیت‌های سازمانی کاملاً توسعه‌یافته، هر فعالیت زیر نظارت برخی فعالیت‌های راهبری/کنترل قرار دارد؛ تنها استثنا یک فعالیت سطح بالاست که مرزهای سیستم را تعیین می‌کند.

2.1.2.5.1.9.5 رویه تصمیم‌گیری

باید سازوکارهای تصمیم‌گیری‌ای ایجاد شوند که تحت تأثیر فعالیت‌های راهبری/کنترل قرار می‌گیرند.

2.1.2.5.1.9.6 مرز سیستم

مرزهای سیستم باید تعیین شوند و تبادل اطلاعات/ارتباط از طریق این مرزها باید به‌صراحت توصیف شود.

2.1.2.5.1.9.7 منابع

منابع مورد استفاده سیستم باید تهیه شوند، به محل استفاده منتقل شوند، نوسازی یا دوباره تأمین شوند و تحت حسابداری/کنترل قرار گیرند.

2.1.2.5.1.9.8 سلسله‌مراتب سیستم

تجزیه سلسله‌مراتبی سیستم باید با توجه به فعالیت‌های راهبری/کنترل انجام شود. هر فعالیت باید زیر کنترل دقیقاً یک فعالیت راهبری باشد. اگر لازم است یک فعالیت توسط چند فعالیت کنترلی کنترل شود - مثلاً به دلیل چند الزام عملکردی - باید فعالیت‌های اضافی برای رفع تعارض ایجاد شوند؛ مانند ایجاد سازش میان استانداردهای عملکرد مختلف.

ایجاد سلسله‌مراتب فعالیت‌های سازمانی/شرکتی کاملاً مستقل از ساختار سازمان است؛ ابتدا باید به پرسش «چه کسی چه کاری انجام می‌دهد؟» پاسخ داده شود.

متن‌های شکل 12: فعالیت‌های سازمانی، وابستگی‌ها و تعامل با محیط؛ قواعد سازمانی/کسب‌وکار؛ رویدادهای سازمانی؛ مدل فعالیت‌های سازمانی؛ دیدگاه‌های سازمانی/کسب‌وکار؛ سازمان/شرکت - مدل گردش کار؛ ساختار سازمان.

شکل 12 - نگاشت مدل فعالیت‌های سازمانی بر ساختار سازمان.

صفحه 28 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2.5.1.10 رویدادهای سازمانی

تعریف 2-4: رویداد سازمانی

رویداد سازمانی چیزی است که یک یا چند فعالیت سازمانی/کسب‌وکار را آغاز یا تحریک می‌کند.

نمونه‌ها:

• ورودی از دنیای بیرون - داده یا اطلاعاتی که از مرز سیستم عبور می‌کند؛
• تصمیم‌هایی که در فعالیت‌های داخل سیستم گرفته می‌شوند؛
• نقاط زمانی: آغاز روز کاری، پایان سال مالی.

برخلاف رویدادهای فناوری اطلاعاتی که در «مدل رفتار موجودیت» بررسی می‌شوند، رویداد سازمانی لزوماً اطلاعات ذخیره‌شده در سیستم را تغییر نمی‌دهد؛ صرفاً یک محرک است که آغاز فعالیت سازمانی را رقم می‌زند.

برای مثال، ورود مشتری حضوری برای اجاره خودرو مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را آغاز می‌کند: بررسی مشتری، تخصیص خودرو، امضای رسید کارت اعتباری و تحویل خودرو.

رویدادهای مختلف می‌توانند فعالیت‌های یکسان را در ترکیب‌ها و ترتیب‌های متفاوت آغاز کنند. همچنین ممکن است «زنجیره»های معمولی از رویدادها و فعالیت‌ها شناسایی شوند. چنین زنجیره‌ای را می‌توان پاسخ به یک رویداد سازمانی دانست که به‌شکل دنباله‌ای از فعالیت‌ها بیان می‌شود. لازم نیست این زنجیره در زمان پیوسته باشد و ممکن است برای ادامه به رویدادهای دیگری نیاز داشته باشد.

پاورقی 5: اصطلاح انگلیسی business thread.

2.1.2.5.1.11 قواعد سازمانی-عملیاتی

قواعد سازمانی-عملیاتی مرتبط باید در BAM ثبت شوند. فعالیت سازمانی مشخص می‌کند «چه کاری» انجام شود، و قاعده سازمانی-عملیاتی مشخص می‌کند «چگونه» آن فعالیت انجام شود. همان‌طور که پیش‌تر گفته شد دو نوع وجود دارد: محدودیت‌ها/شرایط مرزی و قواعد عملیاتی.

2.1.2.5.1.12 ساختار سازمانی

ساختار سازمانی و سلسله‌مراتب آن توصیف می‌کنند چه کسی فعالیت‌های سازمانی را انجام خواهد داد؛ یعنی «بازیگران» سازمان. در فعالیت‌هایی که پشتیبانی اطلاعاتی خودکار لازم است، بازیگران ترکیبی از انسان‌ها و واحدهای فناوری اطلاعات/رایانه‌ها خواهند بود. شناسایی بازیگران انسانی که در یک سیستم خودکار مشارکت دارند به شناسایی کاربران آینده و نقش‌های کاربری سیستم جدید کمک می‌کند.

صفحه 29 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.2.5.1.13 چه کسی چه کاری انجام می‌دهد

«چه کاری انجام می‌شود» باید به‌روشنی از «چه کسی آن را انجام می‌دهد» جدا شود. باید امکان تغییر ساختار سازمانی بدون تغییر فعالیت‌های سازمانی وجود داشته باشد. نگاشت فعالیت‌های سازمان بر ساختار سازمان در مدل گردش کار انجام می‌شود. در آنجا میزان پشتیبانی فناوری اطلاعات لازم برای کاربر تعیین و آماده تحویل می‌شود.

2.1.3 فعالیت‌های سازمان و پشتیبانی اطلاعاتی

BAM فعالیت‌های سازمانی را با رویکرد سیستمی توصیف می‌کند؛ فعالیت‌هایی که سیستم اطلاعاتی از آن‌ها پشتیبانی خواهد کرد. سیستم اطلاعاتی همه اطلاعات ذخیره‌شده لازم برای فعالیت‌های سازمان را دربر می‌گیرد و می‌تواند هم منابع اطلاعاتی غیرخودکار و هم پشتیبانی فناوری اطلاعات را شامل شود.

یک سیستم فناوری اطلاعات به دو روش از فعالیت‌های سازمان پشتیبانی می‌کند:

• انجام خودِ فعالیت سازمانی یا بخشی از آن؛
• ارائه اطلاعات مورد نیاز فعالیت‌های سازمانی.

BAM باید منبع مرکزی برای تعیین نیازمندی‌های سیستم اطلاعاتی آینده باشد. نیازمندی‌ها باید بر اساس نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی فعالیت‌ها تعیین شوند، همان‌گونه که شکل 13 نشان می‌دهد.

هنگام توسعه یک سیستم خودکار برای پشتیبانی از فعالیت‌های سازمانی، پشتیبانی اطلاعاتی باید بیشتر تفکیک شود؛ شکل 14 این موضوع را نشان می‌دهد. این تفکیک بر پایه ملاحظات زیر انجام می‌شود:

• تمایز میان نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی فناوری اطلاعاتی و غیر فناوری اطلاعاتی؛
• شناسایی فعالیت‌های اضافی - غیر از فعالیت‌های اصلی - که برای به‌روز نگه داشتن سیستم اطلاعاتی لازم‌اند؛
• خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی.

هنگام تدوین نیازمندی‌های یک سیستم خودکار جدید، اطلاعات باید به دسته‌هایی تقسیم شوند: چه چیزی را سیستم آینده باید ارائه کند و چه چیزی باید از منابع دیگر به دست آید.

صفحه 30 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

در نخستین شکل‌گیری BAM و نخستین تدوین نیازمندی‌ها، این مرزبندی نمی‌تواند کاملاً دقیق باشد. گزینه‌ها و بدیل‌های مختلفی وجود خواهند داشت که مشخصات سیستم توسعه‌یافته با SSADM پیشنهاد می‌کند؛ این گزینه‌ها بعداً در «گزینه‌های سازمان‌دهی سیستم» دقیقاً تعریف می‌شوند و مرزهای ممکن را بیان می‌کنند.

برخی فعالیت‌های سازمانی بالقوه قابل خودکارسازی‌اند. هر فعالیتی که به قضاوت انسانی یا مداخله مستقیم انسان نیاز نداشته باشد می‌تواند برای ارزشمند بودن خودکارسازی بررسی شود.

پس از بررسی این‌که فعالیت‌های سازمانی به چه اطلاعاتی نیاز دارند، باید فعالیت‌هایی نیز شناسایی شوند که آن اطلاعات را به‌روز نگه می‌دارند. بسیاری از داده‌های ورودی توسط فعالیت‌هایی تأمین می‌شوند که به نفع کل سیستم انجام می‌شوند؛ با این حال ممکن است برای حفظ تازگی اطلاعات مورد نیاز، فعالیت‌های سازمانی دیگری نیز لازم باشند.

2.1.4 تولید محصولات SSADM از محصولات SSM

2.1.4.1 فهرست نیازمندی‌ها

تعریف 2-5: نیازمندی عملکردی

نیازمندی عملکردی بیان می‌کند سیستم باید چه کاری انجام دهد تا نیاز اطلاعاتی کاربران را برآورده کند.

«فهرست نیازمندی‌ها» برای ثبت و گردآوری نیازمندی‌های عملکردی استفاده می‌شود. در SSM می‌توان نیازمندی‌های عملکردی را از مدل وظایف اصلی استخراج کرد.

متن‌های شکل 13: سیستم اطلاعاتی مشخص‌شده با SSADM؛ فعالیت‌ها و روابط آن‌ها؛ فعالیت‌ها؛ رویدادها؛ قواعد سازمانی/کسب‌وکار.

شکل 13 - پشتیبانی اطلاعاتی از فعالیت‌های سازمانی/کسب‌وکار.

صفحه 31 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

نیازمندی‌های عملکردی حاصل می‌توانند شامل این موارد باشند:

• پشتیبانی از ارتباط با سیستم در معنای گسترده‌تر؛
• نیاز به ذخیره داده‌هایی که وابستگی‌ها و تعامل میان فعالیت‌ها را پشتیبانی می‌کنند؛
• فراهم کردن پشتیبانی اطلاعاتی؛
• خودکارسازی فعالیت‌های مدل وظایف اصلی.

2.1.4.2 مدل جریان داده (DFD)

«مدل جریان داده سیستم موردنیاز» می‌تواند مستقیماً از مدل وظایف اصلی در گام‌های زیر مشتق شود:

• موجودیت‌های خارجی را تعیین کنید. این‌ها در مدل وظایف اصلی به‌صورت عناصر دریافت‌کننده یا تولیدکننده داده ظاهر می‌شوند. افزون بر آن، «بازیگران» موجود در مدل وظایف اصلی نیز می‌توانند به‌صورت موجودیت خارجی نمایش داده شوند؛
• رابط میان مدل وظایف اصلی و مدل جریان داده را تعیین کنید. حالت‌های ممکن:

- یک فعالیت سازمانی به یک فرایند در مدل جریان داده تبدیل شود؛

- فعالیت سازمانی به بخش‌هایی تجزیه شود که یک بخش آن فرایند DFD باشد و بخش دیگر خارج از مرز سیستم باقی بماند.

پاورقی 6: منابع و مقصدهای داده (data sources and sinks).

متن‌های شکل 14: منابع اطلاعاتی غیرپایگاه‌داده‌ای؛ مدل منطقی داده و فرایندهای به‌روزرسانی و پرس‌وجو؛ فعالیت‌ها و روابط آن‌ها؛ فعالیت‌ها؛ رویدادها؛ قواعد سازمانی/کسب‌وکار؛ مدل فعالیت‌های سازمانی؛ مدل سطح مفهومی سیستم فناوری اطلاعات.

شکل 14 - انواع مختلف پشتیبانی اطلاعاتی.

صفحه 32 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

• ممکن است فعالیت سازمانی کاملاً خارج از مرز سیستم باشد و به داده ورودی‌ای نیاز داشته باشد که یک فرایند DFD تولید می‌کند؛
• نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی و رویدادها را در قالب عملکردها گروه‌بندی کنید. هر فعالیتی که خارج از مرز DFD باقی می‌ماند احتمالاً به پشتیبانی اطلاعاتی نیاز دارد؛ برای مثال گزارش‌ها، نتایج پرس‌وجو یا به‌روزرسانی داده توسط فرایندهای DFD. مدل جریان داده باید طوری ساخته شود که این عملکردها به‌سادگی قابل شناسایی باشند؛
• باید تولید یا پیشنهاد داده‌های لازم برای کنترل برآورده شدن الزامات عملکردی صورت گیرد. بعضی فرایندهای DFD می‌توانند این داده‌ها را تولید کرده و برای فعالیت‌های خارج از مرز سیستم که عملکرد را کنترل می‌کنند بفرستند؛
• مخازن داده را تعیین و با «مدل منطقی داده» تطبیق دهید. مخازن باید به‌صورت زیرمجموعه‌هایی از مدل منطقی داده ایجاد شوند. نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی موجود در مدل جریان داده باید با مدل منطقی داده مقایسه شوند تا سازگاری میان دو مدل برقرار شود.

2.1.4.3 مدل منطقی داده (LDM)

مدل منطقی داده باید برای برآوردن نیازهای پشتیبانی اطلاعاتی مشتق‌شده از مدل وظایف اصلی توسعه یابد. موجودیت‌های LDM معمولاً از توصیف محیط سازمانی/کسب‌وکار مدل‌شده در SSM قابل شناسایی‌اند. هر گزارش یا نیازمندی پرس‌وجو می‌تواند برای اعتبارسنجی LDM استفاده شود.

2.1.4.4 مدل گردش کار

مدل گردش کار را می‌توان از مدل وظایف اصلی ایجاد کرد:

• ابتدا فعالیت‌های قابل خودکارسازی را شناسایی کنید. ممکن است لازم باشد بعضی فعالیت‌ها به بخش خودکارشدنی و غیرخودکارشدنی تقسیم شوند؛
• مدل وظایف اصلی را بر ساختار سازمان و موقعیت جغرافیایی نگاشت کنید، به‌گونه‌ای که هر بخش غیرقابل خودکارسازی در مسئولیت دست‌کم یک نقش کاربری باشد. ممکن است برای تخصیص به نقش‌های مختلف یا اجرا در مکان‌های مختلف، فعالیت‌ها به اجزای بیشتری شکسته شوند؛
• فعالیت‌هایی را که توسط هر رویداد سازمانی آغاز می‌شوند در یک یا چند وظیفه گروه‌بندی کنید و نقش کاربری مسئول هر وظیفه را تعیین کنید؛
• شرح‌های شغلی را از نقش‌های کاربری و وظایف مرتبط با آن‌ها تدوین کنید.

صفحه 33 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

2.1.5 تحلیل سازمان/کسب‌وکار

در SSADM فرض می‌شود مدل‌سازی فعالیت‌های سازمانی از توصیف یک حوزه عملیاتی سازمان آغاز می‌شود که در آن نیاز به پردازش اطلاعات خودکار پدید آمده است. با این حال تحلیل سازمانی/کسب‌وکار باید بسیار زودتر در چرخه حیات توسعه سیستم رخ دهد. هدف آن کمک به درک عملکرد سازمان و پیشنهاد تغییراتی است که کارایی و اثربخشی را افزایش دهند. اگر پیش از یک پروژه SSADM تحلیل سازمانی/کسب‌وکار انجام شده باشد، نتایج آن را می‌توان در تهیه BAM و فهرست نیازمندی‌ها استفاده کرد.

تحلیل سازمانی/کسب‌وکار معمولاً سه مرحله دارد:

• درک حوزه عملیاتی مورد نظر؛
• تعیین و مستندسازی آنچه در آن حوزه رخ می‌دهد؛
• شناسایی و ارزیابی سیستم‌های اطلاعاتی بالقوه.

خروجی تحلیل، پرونده یا پرتفویی از توسعه‌های احتمالی سیستم‌های کاربردی و زمان‌بندی پیشنهادی آن‌ها است؛ پروژه‌هایی که ممکن است بعداً با استفاده از SSADM طراحی شوند.

برای شناخت حوزه مورد نظر، تحلیل سازمانی باید مسائل کلیدی‌ای را شناسایی کند که یک سیستم اطلاعاتی نیز باید به آن‌ها بپردازد. این شامل بررسی رابطه حوزه عملیاتی با موجودیت‌های خارجی مانند مشتریان و تأمین‌کنندگان و نیز با سایر بخش‌های سازمان است. چنین بررسی‌ای به شناسایی اهداف حوزه و اطلاعات لازم برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌ها در جهت دستیابی به آن اهداف کمک می‌کند.

2.1.6 تجزیه عملکردی

بسیاری از رویکردهای تحلیل سازمانی، تحلیل بالا به پایین را می‌پذیرند: ابتدا حوزه مورد نظر به چند ناحیه عملکردی منطقی سطح بالا تقسیم می‌شود و سپس هرکدام به فرایندهای جزئی‌تر در سطح پایین‌تر تجزیه می‌شوند. این رویکرد در دست تحلیلگر باتجربه بسیار مفید است، اما اغلب بحث‌هایی درباره سطح مناسب جزئیات و معنای «سطح منطقی» ایجاد می‌کند.

تجزیه عملکردی به‌طور گسترده در تحلیل سازمان برای تحلیل فعالیت‌ها استفاده می‌شود و دو رویکرد اصلی دارد.

پاورقی 7: این کار معمولاً در چارچوب برنامه‌ریزی راهبردی سازمانی یا فناوری اطلاعات انجام می‌شود.

صفحه 34 منبع

2. تحلیل فعالیت‌های سازمانی (BAM)

دو رویکرد تجزیه عملکردی عبارت‌اند از:

• آغاز از نمودار سلسله‌مراتب ساختار سازمان و استفاده از ساختار مدیریت و کنترل سازمان برای ایجاد تجزیه؛
• شناسایی زنجیره‌های مهم فعالیت سازمان/شرکت، مانند توسعه محصول، فروش، بازاریابی، خرید و حسابداری، و سپس اعمال آن‌ها بر وضعیت مشخص مورد تحلیل.

ساختار سازمانی روابط میان فعالیت‌های قرارگرفته در شاخه‌های مختلف سلسله‌مراتب را نشان نمی‌دهد؛ این روابط در شکل با پیکان‌های خط‌چین نمایش داده شده‌اند.

یکی از راه‌های دور زدن این مشکل، شناسایی رویدادهای سازمانی/کسب‌وکار است که حوزه عملیاتی باید به آن‌ها واکنش نشان دهد. وجود یک رویداد نشان می‌دهد جریان اطلاعاتی‌ای از مرز سیستم عبور می‌کند که هم آگاه‌شدن حوزه از رخداد و هم پاسخ حوزه به آن رویداد را نمایش می‌دهد.

طبیعتاً جریان اطلاعات ورودی باید توسط فعالیت‌هایی در آن حوزه پردازش شود و هر جریان خروجی باید توسط فعالیتی درون حوزه تولید شود. موضوع معمولاً به این سادگی نیست که فقط یک فعالیت در انتهای هر جریان ورودی و خروجی قرار گیرد؛ برخی فعالیت‌ها چند ورودی مشابه را پردازش و چند خروجی مشابه تولید می‌کنند و حتی می‌توانند هم‌زمان ورودی و خروجی داشته باشند. رویدادهای سازمانی و تراکنش‌های حاصل برای کاربران مفاهیمی آشنا هستند و روش‌های شناسایی آن‌ها با سطح مناسبی از دانه‌بندی قابل استفاده‌اند.

نتایج تحلیل رویدادهای سازمانی و فرایندهای سطح پایین مشتق‌شده از تجزیه عملکردی باید برای اطمینان از کامل بودن تحلیل با هم مقایسه شوند.

تحلیلگر باید گاهی هدف برخی فعالیت‌ها را نیز به پرسش بکشد: اگر این فعالیت را حذف کنیم چه می‌شود؟ آیا چیزی به ارزش محصول/خدمتی که به مشتری ارائه می‌شود اضافه می‌کند؟

پاورقی 8: organigram - نمودار سازمانی.

متن‌های شکل 15: شرکت اجاره خودرو؛ دفتر مرکزی؛ شعبه؛ کارگاه سرویس؛ توسعه محصول؛ مدیریت ناوگان خودرو؛ اجاره خودرو؛ کنترل جابه‌جایی خودرو؛ نگهداری خودرو؛ رزرو؛ تخصیص؛ تحویل‌گیری؛ بازگرداندن/فراخوان.

شکل 15 - تجزیه عملکردی.