صفحه 106 منبع
9. مروری بر گزینههای سازماندهی سیستم (BSO)
گزینههای توسعه سیستم بر پایه چند محصولی که پیشتر تهیه شدهاند ساخته میشوند، بهویژه:
- فهرست نیازمندیهای ایجادشده در مرحله بررسی/ارزیابی وضعیت؛
- مدل فعالیت سازمانی و مدل گردش کار.
هنگام تدوین گزینهها، تحلیلگران و کاربران میتوانند بررسی کنند آیا مرز تعیینشده سیستم باید تغییر کند یا خیر.
9.1 محصولات
هر گزینه توسعه سیستم یک راه ممکن برای تحقق سیستم اطلاعاتی پیشنهادی را توصیف میکند. تدوین چند گزینه و انتخاب یکی از آنها به کاربر و تحلیلگر کمک میکند تصویر دقیقتری از سیستم آینده بسازند. برای تحلیلگر، گزینه منتخب نقطه شروع مشخصات تفصیلی است؛ برای کاربر نخستین تصویر کلی از سیستم آینده را ارائه میکند.
محصول اصلی BSO یک شرح متنی است که مدل جریان داده، مدل منطقی داده و مدل گردش کار آن را پشتیبانی میکنند. اجزای متن:
- شرح مرز سیستم و تمام خدمات/عملکردهای پیشنهادی، با ارجاع به فهرست نیازمندیها، فهرست کاربران و BAM؛
- شرح سطح عملیات و کارکرد سیستم، یعنی اینکه برنامه و بخشهایش تا چه سطحی باید خوب عمل کنند؛
- تحلیل هزینه/فایده؛
- تحلیل اثر با توجه به سیستمهای اطلاعاتی موجود، زیرساخت و حوزه کسبوکار؛
- ملاحظات فنی/فناورانه ناشی از انتخاب؛
- دلایل انتخاب گزینه؛
- مهمترین شرایط مرزی و محدودیتها.
این شرح میتواند با DFD، LDS و مدل گردش کار تکمیل شود.
تصویر مرجع صفحه 106 سند اصلی.
صفحه 107 منبع
10. پیشنهاد سازماندهی سیستم (BSO)
10.1 گزینههای سازماندهی سیستم
این تکنیک برای تدوین چند گزینه BSO است. هر گزینه از شرح متنی و در صورت نیاز DFDها و نمودار ساختار داده تشکیل میشود.
10.1.1 هدف تکنیک
یک BSO سیستم اطلاعاتی را همراه با مرزها، ورودیها، خروجیها و مهمترین فرایندهای تبدیل اطلاعات توصیف میکند، بدون آنکه بگوید این تبدیلها دقیقاً چگونه پیاده میشوند.
هدف آن است که کاربران تصمیم بگیرند سیستم موردنیاز «چه کاری» باید انجام دهد، نه «چگونه» آن را انجام دهد. این تصمیم پس از ایجاد فهرست نیازمندیها و توصیف خدمات فعلی امکانپذیر است. BSO منتخب مبنای تهیه مشخصات تفصیلی نیازمندیهاست.
گزینهها حوزههای مختلف کاری و سطوح مختلف عملکرد سازمانی را بررسی میکنند؛ هر گزینه نشان میدهد چگونه بخشی از مدخلهای فهرست نیازمندیها برآورده میشوند و سیستم پیشنهادی چه اثری بر محیط سازمانی نزدیک دارد. هر گزینه باید حوزههای کارکردی، نیازمندیهای هدف و اثرهای سازمانی احتمالی را شرح دهد.
این فرایند فرصتی است تا کاربران و توسعهدهندگان بر شیوه عملیاتی موردنیاز توافق کنند. حتی ممکن است نتیجه این باشد که پروژه متوقف شود، زیرا برآوردن نیازها در زمان یا بودجه تعیینشده ممکن نیست.
10.2 روش تهیه BSO
روش اجباری واحدی وجود ندارد؛ جزئیات تا حد زیادی به پروژه خاص و مقررات محلی سازمان وابسته است.
10.2.1 استخراج گزینهها از BAM و مدل گردش کار
BAM در مرحله بررسی تهیه شده است. در سازمانی که چنین مدلی دارد، تصمیم درباره خودکارسازی فعالیتها و نگاشت نقشهای کاربری به فعالیتها باید بر آن متکی باشد.
تصویر مرجع صفحه 107 سند اصلی.
صفحه 108 منبع
بررسی گزینههای سازماندهی مرتبط با BAM میتواند شامل این موارد باشد:
- خودکارسازی فعالیتهای سازمانی؛
- تعیین واحدهای سازمانی مسئول فعالیتها؛
- شیوه تبادل اطلاعات میان کاربران و سیستم خودکار؛
- ارتباطهای ممکن با سیستمهای خودکار دیگر و منابع اطلاعاتی.
سایر محدودیتهای BAM، مانند قواعد عملیاتی سازمان و شرایط زمانبندی، نیز باید رعایت شوند.
10.2.1.1 خودکارسازی فعالیتهای سازمانی
معمولاً چند فعالیت BAM قابلیت خودکارسازی دارند. در هر گزینه باید امکان خودکارسازی جزئی یا کامل با توجه به هزینه و سایر ملاحظات کاربران بررسی شود. اگر بخشهایی از قبل خودکارند، توسعه دامنه خودکارسازی نیز قابل بررسی است.
خودکارسازی یک فعالیت به معنای قراردادن بخشی از قواعد کسبوکار در سیستم است. میزان آن به پیچیدگی فعالیت بستگی دارد. اغلب بخشی از قواعد ساده، رایج و آسان برای پیادهسازی است، ولی موارد استثنایی به قواعد پیچیدهتری نیاز دارند. بنابراین باید میان دو چیز مصالحه کرد:
- میزان خودکارسازی قواعد سازمانی؛
- هزینه گردآوری قواعد، توسعه برنامه و نگهداری مستمر آنها.
BSOها باید این مصالحه را برای کاربران روشن کنند: سیستم سادهتر و ارزانتر بخش بیشتری از قواعد را به کاربر واگذار میکند؛ سیستم گرانتر میتواند قواعد بیشتری را خودکار اجرا کند.
همچنین باید توجه داشت:
- تعیین نیازمندیها ممکن است دامنه گزینههای خودکارسازی را از قبل محدود کرده باشد؛
- خودکارسازی فعالیت دستی میتواند تعداد کارکنان و مهارتهای موردنیاز آنان را تغییر دهد.
تصویر مرجع صفحه 108 سند اصلی.
صفحه 109 منبع
10.2.1.2 تعیین واحدهای سازمانی برای فعالیتها
در BAM عمداً تا حد ممکن ساختار سازمانی نادیده گرفته میشود تا مدل در برابر تغییر سلسلهمراتب پایدار بماند. در مدل گردش کار، ساختار سازمان و فعالیتها به هم نگاشت میشوند و مسئولیت واحدها مشخص میشود.
بازسازماندهی کامل سازمان در دامنه SSADM نیست، اما مسائل محلی مانند گستره شغل نقشهای کاربری یا حدود مسئولیت و اختیار قابل بررسیاند.
10.2.1.3 نحوه تبادل اطلاعات میان کاربران و سیستم خودکار
سیستم اطلاعات را اساساً به دو صورت ارائه میکند:
- در پاسخ به درخواست کاربر؛
- بهصورت خودکار در زمان ازپیشتعیینشده یا هنگام برقرارشدن یک شرط.
خدمت میتواند تعاملی/گفتوگویی یا دستهای باشد. سیستم صرفاً پاسخگو به درخواست کاربر معمولاً سادهتر و ارزانتر است. سیستمی که در برابر محرکهای دیگر نیز خودکار عمل کند احتمال خطای انسانی را کاهش میدهد، اما گرانتر است.
10.2.1.4 ارتباط با سایر سیستمهای خودکار و منابع اطلاعاتی
BAM جریانهای اطلاعاتی عبوری از مرز سیستم را نسبت به محیط بزرگتر بررسی میکند. اگر جریان مرزی از فعالیتی ایجاد شود که قرار است خودکار شود، شکل رابط و روش اتصال در همان نقطه باید بررسی شود.
موارد ارتباط:
- سیستمهای رایانهای یا برنامههای دیگر، حتی روی همان رایانه. روش تبادل میتواند مستقیم یا از طریق رسانهای مانند نوار/دیسک باشد. ارتباط مستقیم نیاز به دخالت کاربر را کاهش میدهد ولی برنامههای پیچیده انتقال و کنترل داده میخواهد؛ رسانه مغناطیسی هزینه را کمتر و کنترل را سادهتر میکند.
تصویر مرجع صفحه 109 سند اصلی.
صفحه 110 منبع
- خدمات فناوری اطلاعاتی که با SSADM طراحی نشدهاند:
- پایگاه داده رایانه شخصی و صفحه گسترده؛ ممکن است گزارشها را به شکل الکترونیکی از سیستم SSADM بخواهند؛
- اتوماسیون اداری، پست الکترونیکی و ابزارهای کار گروهی مانند تقویم گروهی یا ثبت زمان کار؛ باید نیاز به اتصال آنها بررسی شود؛
- منابع اطلاعاتی شرکای خارجی، مانند کنترل اعتبار کارت، گزارش هواشناسی یا اطلاعات ترافیک خودرو.
10.2.2 شکلدادن گزینههای سازماندهی سیستم
10.2.2.1 محتوای مشترک
موارد مشترک همه گزینهها:
- برآوردن مجموعه حداقلیِ ازپیشتعیینشده نیازمندیها؛
- دامنه و مرز مبتنی بر منشور پروژه و نیازهای کاربر که در تعیین نیازمندیها دقیقتر شدهاند؛
- کاربران شناساییشده و وظایف آنها در همه گزینهها یکساناند.
10.2.2.2 گزینههای اولیه
معمولاً مفید است یک گزینه حداقلی برای برآوردن الزامات اجباری و گزینهای دیگر برای بهرهگیری حداکثری از فرصتها ساخته شود؛ این دو دو سر طیف را تعیین میکنند و نیازمندیهای کارکردی میان چند گزینه میانی توزیع میشوند. بیش از شش گزینه اولیه معمولاً مفید نیست. اولویت نیازمندیها عامل مهم تقسیمبندی است.
پس از تعیین نیازمندیهای کارکردی و اتصال نیازمندیهای غیرکارکردی به آنها، گزینهها تدوین میشوند. نیازمندیها باید مواردی مانند اینها را مشخص کنند:
- اولویت سیستم و اجزای آن در کسبوکار برای سنجش اهمیت نسبی ویژگیها در برابر هزینه؛
- برآورد حجم و رشد داده و فراوانی کار در زمان اوج، و در صورت لزوم حالت برخط/برونخط.
تصویر مرجع صفحه 110 سند اصلی.
صفحه 111 منبع
سایر موارد:
- میزان یکپارچگی حوزههای کارکردی؛
- شرح نقشهای کاربری و ساختار سازمان؛
- رابطها با سیستمهای دیگر؛
- ملاحظات فنی و فناوری، مانند ترکیب بستههای آماده و اجزای تازهتوسعهیافته؛
- فناوریهای آماده مانند ایمیل، بسته پرسوجوی پایگاه داده، واژهپرداز و صفحه گسترده؛
- هزینه گزینه پیشنهادی؛
- مدت توسعه SSADM، ساخت و پیادهسازی سیستم؛
- طول فرایند خرید؛
- نیازهای آموزشی.
10.2.2.3 کاهش تعداد گزینهها
توسعهدهندگان و کاربران باید مشترکاً تعداد گزینهها را به سه گزینه کاهش دهند. این گزینهها بهتفصیل توسعه یافته و برایشان تحلیل هزینه/فایده و تحلیل اثر انجام میشود.
گزینهها ممکن است کاملاً از هم جدا نباشند و تفاوت بیشتر در زیرحوزهها، قابلیتهای عمومی یا سطح خدمت باشد. تدوین آنها تضاد اهداف و اولویتها را روشن میکند؛ مثلاً دسترسی بسیار آسان به داده ممکن است با الزامات امنیتی تعارض داشته باشد.
برای هر گزینه تحلیل هزینه/فایده لازم است. حتی اگر هزینه دقیق ممکن نباشد، برآورد تقریبی برای مقایسه کافی است. اغلب باید میان پیشرفتگی و سهولت استفاده تعادل برقرار شود؛ سیستم سادهتر آسانتر استفاده میشود، در حالی که سیستم پیشرفتهتر اثر سازمانی و بالقوه منافع بیشتری دارد.
ساختار سازمانی پیشنهادی سیستم جدید و تقسیم وظایف میان کاربران نهایی میتواند ضمیمه هر گزینه شود.
تصویر مرجع صفحه 111 سند اصلی.
صفحه 112 منبع
10.2.2.4 انتخاب BSO
این آخرین فعالیت است و کاربران باید انتخاب کنند. چهار گام:
- آمادهسازی ارائهها؛
- ارائه گزینهها؛
- تکمیل اطلاعات و پاسخ به پرسشها؛
- ثبت انتخاب و دلایل آن.
شرح گزینه منتخب باید با پیشنهادهای جدید، دلایل انتخاب و علل رد گزینههای دیگر تکمیل شود. تصمیم نهایی همیشه انتخاب یک گزینه کامل نیست و میتواند ترکیبی از اجزای چند گزینه باشد.
تصویر مرجع صفحه 112 سند اصلی.
صفحه 113 منبع
11. مروری بر تعریف عملکرد
تعریف عملکرد (Function Definition) مشخصات واحدهای پردازش داده - یعنی عملکردها - را تولید میکند. عملکردها خدمات اصلی سیستم را در گروهبندیای متناسب با نیازهای سازمان و کاربران تجسم میبخشند.
در الگوی پایه توسعه سیستم، تعریف عملکرد در بخش مشخصات و بهعنوان بخشی از طرح رابط سیستم قرار دارد (شکل 42).
عملکردها مدل مفهومی را بر سازمان کاربران نگاشت میکنند. حتی اگر مدل مفهومی صحیح باشد، اگر کاربران نتوانند رویدادها و پرسوجوهای اطلاعاتی را مؤثر و کارآمد در دسترس داشته باشند، کل سیستم ناموفق خواهد بود.
در این معنا میتوان عملکرد را «فیلتر» دانست: از ورودیهای سیستم، اطلاعات آغازکننده رویدادها و پرسوجوها را دریافت و در شکل درست و قابل تفسیر به مدل مفهومی میفرستد؛ خروجیها را نیز طوری گروهبندی میکند که برای کاربر در شکل کاربرپسند ظاهر شوند.
پاورقی 31: [CCTA95]، [CCTA95A]، Reference Manual Part 5: Modelling from User's Perspective, Function Definition؛ Users Guide Part 3: Specification (External Design), Function Definition, 3-125—3-136؛ همچنین [CCAT90].
شکل 42. جایگاه تعریف عملکرد در الگوی پایه توسعه سیستم.
تصویر مرجع صفحه 113 سند اصلی.