فهرست
بسمه تعالي 1
تحليل سيستم اطلاعات انبارسازمانهاي دولتي 1
فاز اول:1 4
شناخت وضعیت موجود 4
توصیف سیستم 4
1 ـ 1 ـ مقدمه 5
1 ـ 2 ـ وضعيت موجود سيستم انبار در مركز 6
1 ـ 2 ـ 1 ـ جايگاه سازماني و شرح وظايف 6
1 ـ 2 ـ 2 ـ نيروي انساني موجود 6
1 ـ 2 ـ 3 ـ نوع انبار 7
1 ـ 2 ـ 4 ـ كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها 7
1 ـ 2 ـ 5 ـ سيستم كدگذاري كالاهاي انبار 7
1 ـ 2 ـ 6 ـ تجهيزات موجود در انبار 7
1 ـ 2 ـ 7 ـ فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن 7
1 ـ 2 ـ 8 ـ فرمهاي مورد استفاده در سيستم فعلي انبار مركز 8
1 ـ 2 ـ 9 ـ برنامه‌ريزي تأمين كالا 9
1 ـ 2 ـ 10 ـ انبار گرداني 9
1 ـ 3 ـ كاستيها و محدوديتهاي سيستم اطلاعات انبار در مركز 9
1 ـ 4 ـ برخي الزامات قانوني در محاسبات عمومي اموال دولتي 12
فاز دوم:2 14
طراحی سيستم 14
2-1- مقدمه 15
(شكل 1-2) موقعيت انبار در ساختار سازماني 15
2-3- رويه‌ها 15
مديريت پشتيابني 15
اداره خدمات عمومي 15
انبار 15
- فرم درخواست خريد 17
رويه تأمين كالا از انبار 18
رويه تأمين كالا از انبار 18
رويه تأمين كالا از انبار 20
- برنامه انبارگرداني 21
رويه انبار گرداني 24
رويه برگشت كالا به انبار 25
- قرم برگشت كالا به انبار 25
رويه برگشت كالا به انبار 26
دستور العمل كدگذاري كالاهاي انبار و محل نگهداري كالاها در انبار 28
دستورالعمل كدگذاري كالاهاي انبار و محل نگهداري كالاها در انبار 29
ستون 3 ستون 2 ستون 1 29
1. فرم درخواست خريد 30
F0201 30
2. فرم قبض انبار 30
3. فرم كالاهاي برگشتي از انبار 30
4. كارت انبار 30
5. كارت حساب انبار 30
6. فرم درخواست كالا از انبار 30
7. فرم حواله به انبار 30
8. . فرم برگشت كالا به انبار 30
9. فرم تعيين نقطه سفارش و ميزان سفارش كالا 30
10. گزارش وضعيت موجودي انبار 30
11. راهنماي كد كالاهاي انبار 30
12. برنامه انبار گرداني 30
13. فرم شمارش موجودي انبار 30
14. صورت خلاصه شمارش موجودي‌ها 30
15. اعلام رد درخواست كالا از انبار 30
راهنمای 47
کد کالاهای انبار 47
دیاگرام های رابطه ای 62
دیاگرام رابطه ای 75
رویه تامین کالا از انبار 75
دیاگرام رابطه ای 77
رویه انبار گردانی 77
دیاگرام رابطه ای 79
رویه برگشت کالابه انبار 79
فاز اول: 1
شناخت وضعیت موجود
توصیف سیستم
1 ـ 1 ـ مقدمه
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق مي‌شود. وظايف انبارها در سازمان‌را مي‌توان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي‌خريداري شده.
ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و... وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات مي‌باشد.
انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين گزارش وضعيت موجود انبار مركز به لحاظ جايگاه سازماني و شرح وظايف؛ نيروي‌انساني موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجوديهاي آن و نحوه چيدمان؛ سيستم كدگذاري كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهاي مربوطه،... تشريح گرديده و كاستيها و محدوديتهاي آن تبيين‌مي‌گردد. بديهي است شناخت وضعيت موجود مبناي طراحي سيستم مطلوب مركز قرار خواهد گرفت‌كه در گزارشهاي آتي به آن خواهيم پرداخت.
1 ـ 2 ـ وضعيت موجود سيستم انبار در مركز
وضعيت موجود سيستم انبار طي چند مرحله بازديد و مذاكره حضوري جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تداركات و رئيس امور اداري مالي و در ابعاد مختلف شناسايي شده و به شرح زير تبيين‌مي‌گردد.
1 ـ 2 ـ 1 ـ جايگاه سازماني و شرح وظايف
در ساختار سازماني مصوب مركز اسناد ملي و كتابخانه مركزي دانشگاه فردوسي، فعاليتهاي مربوط به انبار در يك‌پست سازماني با عنوان انباردار و زير مجموعه اداره امور اداري و مالي، خلاصه مي‌گردد. هيچگونه‌شرح وظيفه‌اي از انبار، انباردار و يا مسئول انبار تدوين نگرديده و يا در دسترس مشاهده نمي‌شود و شرح‌وظايف انباردار بر اساس انتظاراتي كه بطور معمول و يا موردي وجود داشته توسط وي درك گرديده‌است.
1 ـ 2 ـ 2 ـ نيروي انساني موجود
در حال حاضر يك نفر با تحصيلات ديپلم و بطور قراردادي، متصدي فعاليتهاي انبار مي‌باشد و لازم‌است آموزشهاي لازم در خصوص انبارداري و حسابداري انبار را طي كند. لازم به ذكر است علي‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در كنار يك پست كارشناس مسئول امور مالي و يك پست حسابدار و امين‌اموال در اداره امور اداري و مالي، فعاليت حسابداري انبار بدون متصدي است و از انباردار انتظارمي‌رود.
1 ـ 2 ـ 3 ـ نوع انبار
انبار مركز به لحاظ فرم ساختماني جزو انبارهاي پوشيده محسوب مي‌شود، ولي به لحاظ موقعيت‌فيزيكي و شرايط محيطي همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ايمني شرايط مناسبي‌ندارد.
1 ـ 2 ـ 4 ـ كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها
عمده كالاهاي موجود در انبار را ملزومات اداري تشكيل مي‌دهد كه شامل ملزومات الكتريكي‌همچون كليد، لامپ مهتابي... و ملزومات رايانه شخصي و لوازم التحرير و مواد خوراكي و بهداشتي‌مي‌باشد. كليه اين ملزومات در دو بخش مصرفي و غيرمصرفي تقسيم بندي مي‌شوند. چيدمان اجناس‌موجود در انبار، ترتيب خاصي نداشته و بر اساس فضاي موجود، كليه اقلام جايابي شده‌اند.
برچسبها: