پروژه مهندسی نرم افزار UML انبارداری بخش اول
هدف از تشكیل وایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین و نگهداری كالاهای مورد نیاز سازمان است.
وظایف انبارها به شرح زیر است:
1- برنامه ریزی و مراقبت برای حفظ مقدار موجودی هر یك از كالاهای مورد نیاز سازمان درحد مطلوب خود
همكاری و مساعدت در خرید وتامین وتهیه كالاها ودریافت كالاهای خریداری شده
2- نگهداری كالا در انبار به نحو صحیح وتسریع در امر تحویل با رعایت مقررات
3- دستورالعملهای سازمان
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و... وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات مي‌باشد.
انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
شرح سيستم انبار
در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير ، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب ميشود.
جايگاه سازماني و شرح وظايف
در ساختار سازماني مصوب مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران، فعاليتهاي مربوط به انبار در يك پست سازماني با عنوان انباردار و زير مجموعه اداره امور اداري و مالي، خلاصه مي‌گردد. هيچگونه‌شرح وظيفه‌اي از انبار، انباردار و يا مسئول انبار تدوين نگرديده و يا در دسترس مشاهده نمي‌شود و شرح‌وظايف انباردار بر اساس انتظاراتي كه بطور معمول و يا موردي وجود داشته توسط وي درك گرديده‌است.
كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها
به طور مثال در يك تقسيم بندي انبارها به سه گروه كلي انبار ابزار و انبار مواد و انبار تجهيزات اداري تقسيم بندي شده اند كه انبار ابزار و تجهيزات اداري توسط يك نفر و انبار مواد توسط دو نفر اداره و سرويس دهي مي شود. عمده كالاهاي موجود در انبار را ابزار و تجهيزات تشكيل مي‌دهد. كليه اين ملزومات در دو بخش مصرفي و غيرمصرفي تقسيم بندي مي‌شوند.
سيستم كدگذاري كالاهاي انبار
سيستم كدگذاري براي هر كالاي ورودي به‌انبار، كدي مركب از 9 رقم در نظر گرفته ميشود.(كد 5 رقمي ذكر شده نشان‌دهنده مصرفي يا غيرمصرفي بودن كالا، گروه كالا و نوع كالا در هر گروه است).
فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن
بطور كلي فرايند درخواست كالا تا تحويل آن طي مراحل زير انجام ميشود:
1. درخواست كالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست كننده تنظيم ميشود.
2. پس از تأييد مسئول واحد درخواست كننده، درخواست كالا به تأييد رئيس امور اداري‌و مالي رسيده و به انبار ارسال ميشود.
3. در صورت وجود كالا در انبار، انباردار كالاي درخواستي را به نماينده واحد تحويل‌مي‌دهد.
4. يك نسخه از فرم درخواست كالا به حسابداري ارسال مي‌گردد و يك نسخه آن در انباردر زونكن مربوطه به واحد متقاضي، بايگاني ميشود.
5. اطلاعات مربوط به ورود و خروج كالا از انبار در كارت انبار و دفتر انبار و كامپيوتر انبارتوسط انباردار ثبت مي‌گردد.
6. در صورت عدم وجود كالاي درخواستي در انبار، انباردار موظف به صدور فرم‌درخواست خريد گرديده و فرم را براي كارپرداز ارسال مي‌كند.
7. گردش خريد كالا طي گرديده و كالاي خريداري شده همراه با فاكتور جهت صدور قبض‌انبار تحويل انبار مي‌گردد.
8. انباردار اقدام به صدور قبض رسيد انبار در 3 نسخه كرده و ضمن ممهور كردن قبض انبار به مهرانبار، 2 نسخه اول آن را به كارپرداز جهت تكميل مستندات اداري تحويل مي‌دهد ويك نسخه را در انبار بايگاني مي‌كند (در صورتيكه كالاي خريداري شده جزء اموال باشد، هر3 نسخه به كارپرداز تحويل ميشود و يك نسخه اضافي براي انبار تكميل مي‌گردد).
فرمهاي مورد استفاده در سيستم انبار
گردش كارها و عمليات مربوط به سيستم انبار، در قالب فرم با عناوين زير انجام ميشود:
1. درخواست كالا از انبار
2. قبض انبار
3. درخواست خريد
4. كارت انبار
5. فرم برگشت كالا از واحدها به انبار
6. دفتر سياهه اموال
البته موارد 5 و 6 در سيستم كامپيوتري انبار نيز ثبت مي گردند.
انبار گرداني
انبارگرداني در شرگت پیچ و مهره شهر کرد هر ساله توسط تيمي مركب از امين اموال، مسئول/متصدي انبار، و رئيس اموراداري و مالي جهت كسب اطمينان از صحت عمليات موجودي انبارها و جهت كشف و اصلاح‌تفاوتهاي موجود ميان مقدار واقعي موجودي و مانده كارتهاي انبار انجام ميشود.