Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Chapter 2 توضیح می‌دهد چگونه یک Business Case را Analyze کنید. همچنین توضیح می‌دهد چرا Understanding کردن Business Operationها و Requirementها مهم است، IT Projectها چگونه از Overall Strategic Plan شرکت Support می‌کنند، Systems Projectها چگونه آغاز می‌شوند و Systems Analystها چگونه Preliminary Investigation و Feasibility Study انجام می‌دهند.

OBJECTIVES

پس از پایان این Chapter قادر خواهید بود:

• Concept مربوط به Business Case و اثر آن بر IT Project را توضیح دهید.

• Strategic Planning Process و دلیل اهمیت آن برای IT Team را Description کنید.

• SWOT Analysis انجام دهید و چهار Factor آن را Description کنید.

• Purpose مربوط به Mission Statement را توضیح دهید.

• توضیح دهید SDLC چگونه به‌عنوان Framework مربوط به Systems Development عمل می‌کند.

• Reasonهای Systems Project و Factorهای مؤثر بر آن را List کنید.

• Systems Request و Role مربوط به Systems Review Committee را Description کنید.

• Operational، Technical، Economic و Schedule Feasibility را Define کنید.

• Stepها و End Product مربوط به Preliminary Investigation را Description کنید.

INTRODUCTION

در Systems Planning Phase، IT Team یک Proposal را Review می‌کند تا مشخص شود Business Case قوی ارائه می‌کند یا نه. اصطلاح Business Case به Reason یا Justification یک Proposal اشاره دارد. Business Case قوی نشان می‌دهد Company باید از میان Optionهای مختلف، آن Alternative را Pursue کند، زیرا انجام آن به نفع Firm خواهد بود. برای Analyze کردن Business Case یک Proposal مشخص، Analyst باید Overall Mission، Objective و IT Needهای Company را Consider کند.

این Chapter با Discussion دربارهٔ Strategic Planning شروع می‌شود، زیرا IT Team باید Long-Term Strategic Goalها را Understanding، Support و در Planning آن‌ها مشارکت کند. Companyها در کنار Finance، Marketing و Human Resources برای دستیابی به Growth و Success به Information Technology نیاز دارند.

Systems Development معمولاً با Systems Request آغاز می‌شود و پس از آن Preliminary Investigation انجام می‌شود که Feasibility Study را شامل می‌شود. خواهید آموخت Systems Requestها چگونه Origin می‌گیرند، چگونه Evaluate می‌شوند و Preliminary Investigation چگونه انجام می‌شود. همچنین با Fact-Finding Techniqueهایی آشنا خواهید شد که از همین Point آغاز می‌شوند و تا Development Phaseهای بعدی ادامه دارند. در پایان، Report to Management را بررسی خواهید کرد که Systems Planning Phase را خاتمه می‌دهد.

53

Phase 1 — Systems Planning

Introduction

Figure 2-1 — Typical Business Case Analysis Task List.

CHAPTER INTRODUCTION CASE — Mountain View College Bookstore

Background: Wendy Lee، Manager of College Services در Mountain View College، Information System جدیدی می‌خواهد که Efficiency و Service را در سه College Bookstore بهبود دهد.

در این بخش Case، Tina Allen (Systems Analyst) و David Conroe (Student Intern) دربارهٔ Justification مربوط به System جدید و Feasibility Project صحبت می‌کنند.

Participants: Tina و David

Location: Mountain View College Cafeteria، Tuesday Afternoon، September 6, 2011

Project Status: Tina یک Systems Request از Wendy Lee برای Bookstore Information System جدید دریافت کرده است.

Discussion Topics: Analysis مربوط به Business Justification و Project Feasibility.

Tina: سلام David. آماده‌ای شروع کنیم؟

David: حتماً. Step بعدی چیست؟

Tina: وقتی یک Systems Request مشخص را Analyze می‌کنیم، باید ببینیم Proposal چگونه در Overall Picture کالج Fit می‌شود. به عبارت دیگر، باید Business Case مربوط به Request را Analyze کنیم.

David: Business Case چیست؟

Tina: Business Case همان Justification یک Project است. Business Case قوی یعنی Proposal، Value قابل‌توجهی به Organization اضافه و Strategic Plan ما را Support می‌کند.

David: Strategic Plan چیست؟

Tina: Strategic Plan مانند Road Map برای Future است. بدون Long-Range Plan، فهمیدن اینکه آیا در Direction درست حرکت می‌کنیم دشوار است. Plan ما با Mission Statement شروع می‌شود که Purpose، Vision و Valueهای ما را Reflect می‌کند.

David: متوجه شدم. امروز صبح Mission Statement را خواندم. می‌گوید تلاش می‌کنیم Bookstoreای Efficient و Customer-Friendly باشیم که با Mixی از Interpersonal Skill و Technology به Studentها Service دهد و Overall Objectiveهای College را Support کند. فقط در یک Sentence نکات زیادی گفته است.

Tina: دقیقاً. حالا برویم سراغ جزئیات. همین الان Systems Requestی از College Business Manager دریافت کردم. او می‌خواهد Information System جدیدی برای Bookstore Develop کنیم.

David: آیا برای شروع Green Light داریم؟

Tina: هم بله و هم نه. Mountain View College Procedure رسمی برای Evaluate کردن IT Requestها ندارد و Systems Review Committee هم نداریم. شاید این چیزی باشد که در Future باید Consider کنیم. فعلاً باید Preliminary Investigation انجام دهیم تا ببینیم Request Feasible است یا نه.

David: منظورت از Feasible چیست؟

Tina: برای اینکه ببینیم Systems Request Feasible است، باید چهار Yardstick جداگانه را بررسی کنیم: Operational Feasibility، Technical Feasibility، Economic Feasibility و Schedule Feasibility. اگر Request از همهٔ Testها عبور کند، Work روی System را ادامه می‌دهیم؛ اگر نه، متوقف می‌شویم.

David: از کجا می‌فهمیم Request Testها را Pass کرده است؟

Tina: این Step بعدی ماست. این هم Task List برای شروع.

54

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Strategic Planning — A Framework for IT Systems Development

STRATEGIC PLANNING — A FRAMEWORK FOR IT SYSTEMS DEVELOPMENT

Companyها IT Systemها را برای Support کردن Current و Future Business Operationهای خود Develop و Maintain می‌کنند. برخی IT Needها Immediate هستند؛ مانند Fix کردن Logic Problem در Payroll System. Needهای دیگر در Horizon آینده قرار دارند؛ مانند Plan کردن IT Support برای Factory جدید، Future Merger یا Corporate Restructuring. در بیشتر Companyها، IT Team هر IT-Related Proposal، Project و Systems Request را Review می‌کند تا مشخص شود Business Case یا Justification قوی دارد یا نه.

بیشتر IT Managerهای موفق حتی هنگام Handle کردن Day-to-Day Maintenance و Support، Long-Range Planning انجام می‌دهند. برای انجام Effective این Task، باید Strategic Planning Process مربوط به Firm را Understanding کنند و در آن مشارکت داشته باشند. Strategic Planning، Process مربوط به Identifying کردن Long-Term Organizational Goal، Strategy و Resource است. Strategic Planning فراتر از Day-to-Day Activity را نگاه می‌کند و روی Horizon سه، پنج، ده سال یا بیشتر تمرکز دارد.

Strategic Planning Overview

چرا Systems Analyst باید دربارهٔ Strategic Planning بداند؟ پاسخ را می‌توان در Story قدیمی دو Stonecutter یافت. رهگذری از دو Worker که سخت مشغول کار بودند پرسید چه می‌کنید. اولی گفت: «سنگ می‌برم.» دومی گفت: «دارم Cathedral می‌سازم.» در Information Technology نیز همین است: Analystی ممکن است بگوید «دارم از CASE Tool استفاده می‌کنم»، در حالی که Analyst دیگر می‌گوید «دارم به Company کمک می‌کنم در Business Venture بزرگ جدید Success شود.» Systems Analystها هنگام انجام Day-to-Day Responsibility باید بر Larger Strategic Role مربوط به IT تمرکز کنند.

Strategic Planning با Management Reviewای به نام SWOT Analysis آغاز می‌شود. حروف SWOT مخفف Strengths، Weaknesses، Opportunities و Threats هستند. SWOT Analysis معمولاً با Broad Overview شروع می‌شود. Step اول این است که Top Management به Questionهایی مانند موارد زیر پاسخ دهد:

• Strengthهای ما چیست و چگونه می‌توانیم از آن‌ها برای دستیابی به Business Goalها استفاده کنیم؟

• Weaknessهای ما چیست و چگونه می‌توانیم آن‌ها را Reduce یا Eliminate کنیم؟

• Opportunityهای ما چیست و چگونه برای استفاده از آن‌ها Plan می‌کنیم؟

• Threatهای ما چیست و چگونه می‌توانیم Possible Riskها را Assess، Manage و Respond کنیم؟

SWOT Analysis Foundation محکمی برای Strategic Planning Process است، زیرا Technical، Human و Financial Resourceهای Firm را Examine می‌کند. Figure 2-2 Exampleهایی از Typical Strength، Weakness، Opportunity و Threat را نشان می‌دهد.

Figure 2-2 — Sample SWOT Result:

Strengths: Excellent Web Design Staff؛ Low Systems Analyst Turnover؛ Recently Upgraded Network.

Weaknesses: هنوز چند Legacy System استفاده می‌شود؛ Budget Increase رد شده؛ Documentation نیاز به Update دارد.

Opportunities: موقعیت مناسب برای Expansion؛ امکان First بودن با Software جدید؛ High Potential برای B2B Growth.

Threats: Aggressive New Web Competition؛ Impact مربوط به New FCC Rules؛ Firmهای دیگر Benefitهای بهتری ارائه می‌کنند.

با ادامهٔ SWOT Process، Management، Resource و Business Operationهای مشخص را Review می‌کند.

55

Phase 1 — Systems Planning

Strategic Planning — A Framework for IT Systems Development

هیچ Standard Approach واحدی برای Strategic Planning وجود ندارد. برخی Managerها معتقدند Mission Statement یک Firm باید Inspirational Message برای Stakeholderهای آن داشته باشد. برخی دیگر می‌گویند اگر Firm با یک SWOT Assessment واقع‌بینانه شروع نکند، ممکن است Mission Statementی Develop کند که Achievable نباشد. بیشتر Companyها Strategic Planning Process را Dynamic Interaction می‌دانند، شبیه Diagram در Figure 2-4؛ Mission Statement یک Long-Term Horizon را Reflect می‌کند اما Goalهایی را Set می‌کند که Achievable و با Real-World Conditionها Consistent هستند. Figure 2-5 در صفحهٔ بعد نشان می‌دهد Purpose، Vision و Valueها چگونه در Web Site یک Company آشکار می‌شوند.

برای Example، فرض کنید Company در SWOT Analysis یک Patent مهم متعلق به Firm را Study می‌کند. Patent Review ممکن است Inputهایی شبیه Figure 2-3 ایجاد کند.

Figure 2-3 — Sample SWOT Analysis مربوط به Asset مشخص مانند Patent:

Strength: Patent ما Technology ارزشمندی را Cover می‌کند که می‌توانیم در Productهای Popular بسیاری استفاده کنیم.

Weakness: Patent ما، مانند هر Patent دیگری، Life محدودی دارد و پس از Expire شدن، Technology دیگر Protected نخواهد بود.

Opportunity: شاید بتوانیم Patented Technology را در Productهای بیشتری استفاده کنیم، آن را به Firmهای دیگر License بدهیم، یا Research را Expand کنیم تا بر اساس Original Technology Patentهای جدید Develop کنیم.

Threat: احتمال دارد Competitor، Technology مشابهی Develop کند که از نظر Technical Patent ما را Infringe نکند.

Figure 2-4 — Strategic Planning یک Dynamic Process است که Goal و Objectiveهای مشخصی را Identify می‌کند تا Mission شرکت Support شود. عناصر Model عبارت‌اند از Purpose، Vision، Values، SWOT Analysis، Mission Statement، Goals and Objectives، IT Resources، Human Resources، Financial Resources، Other Resources، Business Results و Stakeholders.

56

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Strategic Planning — A Framework for IT Systems Development

Figure 2-5 — Web Site مربوط به PepsiCo ترکیبی از Values، Mission و Vision را ارائه می‌کند.

Mission Statement فقط Starting Point است. سپس Company مجموعه‌ای از Goalها را Identify می‌کند که Mission را Accomplish کنند. برای Example، Company ممکن است Goalهای One-Year، Three-Year و Five-Year برای Expand کردن Market Share تعیین کند. برای دستیابی به این Goalها، Company Listی از Shorter-Term Objectiveها Develop می‌کند. برای Example، اگر Goal این باشد که Web-Based Orderها در سال آینده 30% افزایش یابد، Company ممکن است Quarterly Objective با Monthly Milestone تعیین کند. Objectiveها همچنین ممکن است Tactical Planهایی مانند Create کردن Web Site جدید و Training یک Special Customer Support Group برای Answer دادن به E-Mail Inquiryها داشته باشند. در نهایت Objectiveها به Day-to-Day Business Operation تبدیل می‌شوند که IT و سایر Corporate Resourceها از آن‌ها Support می‌کنند. Outcome مجموعه‌ای از Business Resultهاست که بر Company Stakeholderها اثر می‌گذارد.

CASE IN POINT 2.1 — LO CARB MEALS

Lo Carb یک Company جدید و موفق است که چند Cookbook منتشر کرده و Line مخصوص Low-Carbohydrate Meal را Market کرده است. Joe Turner، President شرکت Lo Carb، Opinion شما را خواسته است. او می‌خواهد بداند آیا Mission Statement واقعاً Necessary است یا نه. پس از Review کردن Material همین Chapter، Memo کوتاهی دربارهٔ View خود بنویسید. Exampleهای خوب و نه‌چندان‌خوب Actual Mission Statementهایی را که در Web پیدا می‌کنید نیز Include کنید.

57

Phase 1 — Systems Planning

Strategic Planning — A Framework for IT Systems Development

A CASE Tool Example

شما Systems Analystی هستید که برای Sally، IT Manager یک Hotel Chain بزرگ، کار می‌کنید. Sally همراه Top Management روی Develop کردن Strategic Plan کار می‌کند و از شما خواسته Assist کنید. Plan، Future Company Goal و Objectiveها، از جمله IT Projectها، را Guide خواهد کرد.

Sally با Visible Analyst CASE Tool Experience دارد، اما هرگز برای Strategic Planning از آن استفاده نکرده است؛ بنابراین از شما Research خواست. ابتدا به Strategic Planning Section می‌روید؛ جایی که می‌توان Planning Statementهایی مانند Assumption، Goal، Objective، Critical Success Factor و موارد دیگر وارد کرد. Planning Statementها همچنین می‌توانند Strength، Weakness، Opportunity و Threat را Document کنند، همان‌طور که Figure 2-6 نشان می‌دهد. پس از مراجعه به Help Section برای Learning بیشتر دربارهٔ Strategic Planning Featureها، مطمئن می‌شوید می‌توانید به‌طور Effective با این Powerful Tool کار کنید.

وقتی Result را به Sally ارائه می‌دهید، او راضی به نظر می‌رسد. چون Term برای شما جدید است، می‌پرسید Critical Success Factor چیست. Sally پاسخ می‌دهد Critical Success Factorها Objectiveهای Vital هستند که Company برای Fulfill کردن Mission خود باید به آن‌ها Achieve کند.

Figure 2-6 — Visible Analyst CASE Tool از Strategic Planning Support می‌کند و به User اجازه می‌دهد Typeهای مختلف Information وارد کند؛ List شامل چهار SWOT Category نیز هست.

58

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

The Role of the IT Department in Project Evaluation

Management Leadership و Information Technology ارتباط نزدیکی دارند و Changeهای Remarkable در هر دو Area رخ داده است. ده سال قبل، IT Department معمول همهٔ Aspectهای Systems Development را Handle می‌کرد و فقط وقتی User Input می‌خواست با Userها Consult می‌کرد. امروز Systems Development بسیار Team-Orientedتر است. Approachهای جدید مانند Joint Application Development (JAD) و Rapid Application Development (RAD) معمولاً از همان Start، Groupهایی از User، Manager و IT Staff را در کنار هم Involve می‌کنند.

هرچند Team-Oriented Development معمول است، بعضی Companyها Role مربوط به IT Department را Gatekeeper می‌دانند که مسئول Screen و Evaluate کردن Systems Requestهاست. آیا IT Department باید Initial Evaluation را Perform کند یا Cross-Functional Team؟ Answer به Company Size و Organization و اینکه IT تا چه اندازه در Business Operation Integrate شده بستگی دارد. در Companyهای کوچک یا Firmهایی که فقط یک Person IT Skill دارد، همان Person به‌عنوان Coordinator عمل می‌کند و برای Evaluate کردن Systems Requestها نزدیک با User و Manager Consult می‌کند. Firmهای بزرگ‌تر بیشتر از Evaluation Team یا Systems Review Committee استفاده می‌کنند.

The Future

اگر می‌توانستید Future را ببینید شاید این موارد را مشاهده می‌کردید: Industry، Product و Serviceهای جدید ناشی از Advance شگفت‌انگیز Information Technology؛ Customerهایی که World-Class IT Support انتظار دارند؛ Surge در Internet-Based Commerce؛ و Global Business Environmentی Dynamic و بسیار Challenging. برای بعضی Firmها این Changeها Threatening خواهند بود؛ Companyهای دیگر آن‌ها را Opportunity می‌بینند و با Create و Follow کردن Strategic Plan از آن‌ها استفاده می‌کنند.

CASE IN POINT 2.2 — ATTAWAY AIRLINES, PART ONE

شما IT Director در Attaway Airlines، یک Regional Air Carrier کوچک، هستید. Chair مربوط به Systems Review Committee شرکت نیز هستید و در حال حاضر با Disagreement جدی دربارهٔ دو Key Project روبه‌رو هستید. Dan Esposito، Marketing Manager، می‌گوید New Computerized Reservation System برای Better Customer Service و Reduce کردن Operational Cost حیاتی است. Molly Kinnon، Vice President of Finance، نیز با همان شدت می‌گوید New Accounting System فوراً لازم است، زیرا Adjust کردن Current System با New Federal Reporting Requirement بسیار Expensive خواهد بود. Molly از Dan Rank بالاتری دارد و Boss شماست. Meeting بعدی ساعت 9:00 صبح فرداست و احتمالاً Showdown واقعی خواهد بود. چگونه برای Meeting آماده می‌شوید؟ چه Question و Issueهایی باید Discuss شوند؟

WHAT IS A BUSINESS CASE?

همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، Business Case به Reason یا Justification یک Proposal اشاره دارد. Business Case باید Comprehensive اما Easy to Understand باشد. باید Project را Clear Description کند، Justification برای Proceed کردن ارائه دهد و Financial Impact Project را Estimate کند. ProSci’s BPR Online Learning Center یک Business Case Tutorial Series ارائه می‌کند. طبق ProSci، Business Case باید به Questionهایی مانند موارد زیر پاسخ دهد:

• چرا این Project را انجام می‌دهیم؟

• Project دربارهٔ چیست؟

• این Solution چگونه Key Business Issueها را Address می‌کند؟

59

Phase 1 — Systems Planning

Information Systems Projects

ادامهٔ Questionهای Business Case:

• چه مقدار Cost دارد و چقدر Time می‌برد؟

• آیا در Transition با Productivity Loss مواجه خواهیم شد؟

• Return on Investment و Payback Period چیست؟

• Risk انجام Project چیست؟ Risk انجام‌ندادن آن چیست؟

• Success را چگونه Measure می‌کنیم؟

• چه Alternativeهایی وجود دارد؟

INFORMATION SYSTEMS PROJECTS

این Section، Reasonهای Systems Project و Internal/External Factorهای مؤثر بر آن را Discuss می‌کند. همچنین Previewی از Project Management ارائه می‌دهد که در Chapter 3 با Detail بررسی می‌شود.

Main Reasons for Systems Projects

Starting Point بیشتر Projectها Systems Request نام دارد؛ Formal Way برای Request کردن IT Support. Systems Request ممکن است Enhancement برای Existing System، Correction Problemها، Replacement System قدیمی یا Development یک Information System کاملاً جدید را Proposal کند که برای Support کردن Current و Future Business Needهای Company لازم است.

همان‌طور که Figure 2-8 نشان می‌دهد، Main Reasonهای Systems Request عبارت‌اند از Improved Service to Customers، Better Performance، Support for New Products and Services، More Information، Stronger Controls و Reduced Cost.

Figure 2-7 — ProSci’s BPR Online Learning Center، Business Case Tutorial Series ارائه می‌کند که بر How to Write a Business Case تمرکز دارد.

Figure 2-8 — شش Main Reason مربوط به Systems Request: Improved Service، Better Performance، More Information، Support for New Products and Services، Stronger Controls و Reduced Cost.

60

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Information Systems Projects

IMPROVED SERVICE

Systems Requestها اغلب با هدف Improve کردن Service برای Customer یا Userهای داخل Company مطرح می‌شوند. اجازه‌دادن به Mutual Fund Investorها برای Check کردن Account Balance در Web Site، ذخیرهٔ Data مربوط به Rental Car Customer Preference، یا Create کردن Online College Registration System Exampleهایی هستند که Service ارزشمند و Customer Satisfaction بیشتر فراهم می‌کنند.

SUPPORT FOR NEW PRODUCTS AND SERVICES

Product و Serviceهای جدید اغلب به Type یا Level جدیدی از IT Support نیاز دارند. برای Example، Software Vendor ممکن است Automatic Upgrade Service برای Subscriberها ارائه کند؛ یا Package Delivery Company ممکن است Special Service برای RFID-Tagged Shipment اضافه کند. در چنین Situationهایی احتمال نیاز به Additional IT Support زیاد است. در سوی دیگر Spectrum، Product Obsolescence نیز می‌تواند Factor مهمی در IT Planning باشد. وقتی Product جدید وارد Marketplace می‌شود، Vendorها اغلب اعلام می‌کنند دیگر Versionهای قدیمی را Support نمی‌کنند. Lack of Vendor Support در Decision برای Upgrade کردن یا نکردن، Consideration مهمی است.

BETTER PERFORMANCE

Current System ممکن است Performance Requirementها را برآورده نکند. برای Example، ممکن است در بعضی Timeها به Data Inquiry آهسته Respond کند یا نتواند Company Growth را Support کند. Performance Limitation زمانی نیز ایجاد می‌شود که System برای Hardware Configuration مشخصی Design شده باشد و با معرفی Hardware جدید Obsolete شود.

MORE INFORMATION

System ممکن است Information ناکافی، Incomplete یا ناسازگار با Changing Information Needهای Company تولید کند. برای Example، Systemی که Customer Orderها را Track می‌کند شاید نتواند Marketing Trend را Analyze و Predict کند. در شرایط Intense Competition و Rapid Product Development Cycle، Managerها به Best Possible Information برای Major Decisionهای Planning، Designing و Marketing Product و Serviceهای جدید نیاز دارند.

STRONGER CONTROLS

System باید Controlهای Effective داشته باشد تا Data، Secure و Accurate باشد. Common Security Controlها شامل Password، Levelهای مختلف User Access و Encryption یا Coding Data برای Safe نگه‌داشتن آن از Unauthorized User است. Hardware-Based Security Controlها شامل Biometric Device هستند که Person را با Retina Scan یا Mapping کردن Facial Pattern Identify می‌کنند. Biometric Tool جدیدی Hand را به‌جای Face Scan می‌کند؛ Technology از Infrared Scanner استفاده می‌کند که Imageهایی با هزاران Measurement از Characteristicهای Hand و Finger می‌سازند، همان‌طور که Figure 2-9 نشان می‌دهد.

علاوه بر Secure بودن، Data باید Accurate باشد. Controlها تا حد ممکن باید Data Entry Error را Minimize کنند. برای Example، اگر User، Invalid Customer Number وارد کند، Order Processing System باید Entry را فوراً Reject و User را Prompt کند Number معتبر وارد کند. Data Entry Control باید Effective باشد بدون اینکه Excessive شود. اگر System برای هر Item Message «Are you sure? Y/N» بخواهد، Internal User و Customer ممکن است Complaint کنند System User-Friendly نیست.

Figure 2-9 — Studentهای West Virginia University از Hand Scanning Device برای Identify کردن خود استفاده می‌کنند.

61

Phase 1 — Systems Planning

Information Systems Projects

REDUCED COST

Current System ممکن است به‌علت Technical Problem، Design Weakness یا Changing Demandهای Business برای Operate یا Maintain کردن Expensive باشد. شاید بتوان System را با Technology جدیدتر Adapt یا Upgrade کرد. از سوی دیگر، Cost-Benefit Analysis ممکن است نشان دهد New System، Cost-Effectiveتر است و Long-Term Objectiveها را بهتر Support می‌کند.

CASE IN POINT 2.3 — TRENT COLLEGE

Trent College یک Private School در شهر کوچکی در Maryland است. College از Computerized Registration System فعلی خود بزرگ‌تر شده و New System را Consider می‌کند. Althea Riddick، College President، از شما خواسته Reasonهای Systems Project را که در Pageهای 59 تا 61 شرح داده شده List کنید و با Scale از 1 تا 10، Low تا High، Relative Weight به هر Reason Assign کنید. او گفته از Best Judgment خود استفاده و Conclusionها را در Memo کوتاهی Support کنید. همچنین می‌خواهد Microsoft Excel Spreadsheetی بسازید که Weighted Valueها را برای هر Reason به‌صورت Automatic Calculate کند.

Factors that Affect Systems Projects

Internal و External Factor بر هر Business Decision شرکت اثر دارند و IT Systems Project نیز استثنا نیست. Figure 2-10 Main Internal و External Factorها را نشان می‌دهد.

Figure 2-10 — Internal و External Factorهای مؤثر بر IT Systems Project. Internal Factorها شامل Strategic Plan، Top Managers، User Requests، Information Technology Department و Existing Systems and Data هستند. External Factorها شامل Government، Economy، Competitors، Customers، Suppliers و Technology هستند.

62

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Information Systems Projects

Internal Factors

Internal Factorها شامل Strategic Plan، Top Manager، User Request، Information Technology Department و Existing Systems and Data هستند.

STRATEGIC PLAN

Strategic Plan شرکت Overall Direction Firm را Set می‌کند و Impact مهمی بر IT Project دارد. Company Goal و Objectiveهایی که به IT Support نیاز دارند Systems Request ایجاد و IT Priorityها را Influence می‌کنند. Strategic Planی که بر Technology تأکید دارد معمولاً Climate مطلوبی برای IT Project در سراسر Organization ایجاد می‌کند.

TOP MANAGERS

Directiveهای Top Manager یکی از Prime Sourceهای Large-Scale Systems Project هستند. این Directiveها اغلب از Strategic Business Decisionهایی ناشی می‌شوند که به IT System جدید، More Information برای Decision-Making یا Better Support برای Mission-Critical Information System نیاز دارند.

USER REQUESTS

هرچه Userها برای انجام Job بیشتر به Information System متکی شوند، احتمالاً IT Service و Support بیشتری Request خواهند کرد. برای Example، Sales Representativeها ممکن است Improvement در Company Web Site، Sales Analysis Report قدرتمندتر، Network برای Link کردن همهٔ Sales Locationها یا Online Systemی بخواهند که Customer بتواند Status Order خود را فوراً ببیند. همچنین Userها ممکن است از Current System راضی نباشند چون Learn کردن آن دشوار یا فاقد Flexibility است. شاید Information Systems Support برای Business Requirementهایی بخواهند که هنگام Develop شدن System اصلاً وجود نداشتند.

INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENT

Systems Project Requestهای زیادی از IT Department می‌آیند. IT Staff Memberها اغلب بر اساس Knowledge خود از Business Operation و Technology Trend Recommendation ارائه می‌کنند. IT Proposal ممکن است کاملاً Technical باشد، مانند Replacement بعضی Network Componentها، یا Business-Orientedتر باشد، مانند Proposal برای Reporting یا Data Collection System جدید.

EXISTING SYSTEMS AND DATA

Error یا Problem در Existing System می‌تواند Systems Project Request ایجاد کند. هنگام برخورد با Systemهای قدیمی، Analystها گاهی بیش از حد Time صرف Reaction به Day-to-Day Problem می‌کنند و Underlying Cause را نمی‌بینند. این Approach ممکن است Information System را به Patchworkی از Correction و Change تبدیل کند که دیگر نمی‌تواند Overall Business Needهای Company را Support کند. این Problem معمولاً در Legacy Systemها دیده می‌شود؛ Systemهای قدیمی با Technology کمتر Advanced. هنگام Migration به New System، IT Planner باید Conversion مربوط به Existing Data را Plan کند؛ موضوعی که در Chapter 11، Managing Systems Implementation، با Detail شرح داده می‌شود.

External Factors

External Factorها شامل Technology، Supplier، Customer، Competitor، Economy و Government هستند.

TECHNOLOGY

Changing Technology نیروی مهمی است که بر Business و Society اثر می‌گذارد. Rapid Growth مربوط به Telecommunications، Industry و Technologyهای کاملاً جدیدی ایجاد کرده است. Technology همچنین Existing Business Operationها را به‌شدت Reshape می‌کند. Success مربوط به Scanner Technology باعث Universal Bar Coding شد که اکنون تقریباً همهٔ Productها را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.

برخی Industry Expertها Predict می‌کنند در Future، Electronic Product Code (EPC) Technology که از RFID Tag برای Identify و Monitor کردن Movement هر Individual Product از Factory Floor تا Retail Checkout Counter استفاده می‌کند، Bar Code Technology را تحت‌الشعاع قرار دهد.

63

Phase 1 — Systems Planning

Information Systems Projects

SUPPLIERS

با Growth مربوط به Electronic Data Interchange (EDI)، Relationship با Supplierها Critical است. برای Example، Automobile Company ممکن است Supplierها را Require کند Partهای خود را با روش مشخصی Code کنند تا با Inventory Control System شرکت Auto Match شود. EDI همچنین Just-in-Time (JIT) Inventory System را Enable می‌کند، همان‌طور که Figure 2-11 نشان می‌دهد؛ این Systemها برای Minimize کردن Unnecessary Inventory به Computer-to-Computer Data Exchange متکی‌اند. Purpose مربوط به JIT System، رساندن Right Product به Right Place در Right Time است.

CUSTOMERS

Customer برای هر Business حیاتی است. Information Systemهایی که با Customer Interaction دارند معمولاً Top Priority می‌گیرند. بسیاری از Companyها Customer Relationship Management (CRM) System Implement می‌کنند که همهٔ Customer-Related Event و Transaction، از جمله Marketing، Sales و Customer Service Activity را Integrate می‌کند. Vendor-Oriented CRM Systemها اغلب با Supplier Relationship Management (SRM) Systemها Interconnect می‌شوند که در Chapter 1 بررسی شدند. CRM Componentها می‌توانند Automated Response به Sales Inquiry، Web-Based Order Processing و Online Inventory Tracking فراهم کنند. چون Efficient Warehouse به‌اندازهٔ Successful Web Site مهم است، Supplierها از Smart Forkliftهایی استفاده می‌کنند که RFID Tag یا UPC Number را Read و Data را به CRM System Transmit می‌کنند، همان‌طور که Figure 2-12 نشان می‌دهد.

یکی از جدیدترین RFID Applicationها Electronic Proof of Delivery (EPOD) نام دارد. در EPOD، Supplier روی هر Crate، Case یا Shipping Unit از RFID Tag استفاده می‌کند تا Digital Shipping List بسازد. Customer List را Receive و Incoming Shipment را Scan می‌کند. اگر Discrepancy Detect شود، به‌صورت Automatic Report و Adjust می‌شود. چون Investigation دستی آن‌ها Expensive است، Small Shipping Inconsistencyها ممکن بود در غیر این صورت Trace نشوند. این Exampleی از Technology-Related Cost Control است.

COMPETITORS

Competition بسیاری از Information Systems Decisionها را Drive می‌کند. برای Example، اگر یک Cellular Telephone Provider نوع جدید Digital Service ارائه کند، Firmهای دیگر برای Competitive ماندن باید Plan مشابهی ارائه کنند. New Product Research and Development، Marketing، Sales و Service همگی به IT Support نیاز دارند.

Figure 2-11 — JIT Inventory Systemها برای Minimize کردن Unnecessary Inventory به Computer-to-Computer Data Exchange متکی‌اند.

Figure 2-12 — در Efficient Warehouse، Smart Forkliftها می‌توانند RFID Tag یا UPC Number را Read و Data را به CRM System Transmit کنند.

64

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Information Systems Projects

THE ECONOMY

Economic Activity اثر قدرتمندی بر Corporate Information Management دارد. در Period مربوط به Economic Expansion، Firmها باید Scalable Systemهایی داشته باشند که Additional Volume و Growth را Handle کنند. Predict کردن Business Cycle علم Exact نیست و Research و Planning دقیق، Critical است.

GOVERNMENT

Federal، State و Local Government Regulationها بر Design مربوط به Corporate Information System اثر دارند. برای Example، Income Tax Reporting Requirement باید در Payroll Package Design شود. Debate دربارهٔ Internet Sales Tax می‌تواند بر E-Commerce و Traditional Retail Business اثر عمیقی داشته باشد.

Project Management

همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، Business Case Analysis شامل Consider کردن Project Reason، Cost، Benefit و Risk است. در پایان Preliminary Investigation، اگر Project Approve شود، می‌توان آن را Plan، Schedule، Monitor و Control کرد و دربارهٔ آن Report داد. Analyst یا IT Staff Memberهای Individual اغلب Small Project را Handle می‌کنند، اما Companyها برای Complex Project معمولاً Project Manager مشخصی را برای Coordinate کردن Overall Effort Designate می‌کنند.

در Chapter 3، Project Management Concept، Skill، Tool و Technique را Study خواهید کرد. همچنین دربارهٔ Project Risk Management و Taskهای زیر می‌آموزید:

• Develop کردن Project Risk Management Plan

• Identify کردن Riskها

• Analyze کردن Riskها

• Create کردن Risk Response Plan

• Monitor و Respond کردن به Riskها

Figure 2-13 آخرین Version مربوط به Microsoft Project، یک Project Management Tool محبوب، را نشان می‌دهد. Project Manager می‌تواند با این Program، Project Task را Define، Activity و Participantها را List، Sequence Work را Plan، Milestone Date را Estimate و Cost را Track کند.

Figure 2-13 — Microsoft Project یک Software Tool قدرتمند و Popular برای Project Management است.

65

Phase 1 — Systems Planning

Evaluation of Systems Requests

EVALUATION OF SYSTEMS REQUESTS

در بیشتر Organizationها، IT Department Systems Request بیشتری از Capacity خود دریافت می‌کند. بسیاری از Organizationها Responsibility مربوط به Evaluate کردن Systems Requestها را به Groupی از Key Manager و User Assign می‌کنند. بسیاری از Companyها این Group را Systems Review Committee یا Computer Resources Committee می‌نامند. صرف‌نظر از Name، Objective این است که از Combined Judgment و Experience چند Manager برای Evaluate کردن Systems Project استفاده شود.

Systems Request Forms

بسیاری از Organizationها برای Systems Request از Form مخصوص، شبیه Online Sample در Figure 2-14، استفاده می‌کنند. Form با Design مناسب Request Process را Streamline و Consistency را تضمین می‌کند. Form باید Easy to Understand باشد و Clear Instruction داشته باشد. باید Space کافی برای تمام Required Information داشته و Supporting Documentهای لازم را مشخص کند. بسیاری از Companyها از Online Systems Request Form استفاده می‌کنند که Electronically Fill و Submit می‌شود.

وقتی Systems Request Form دریافت می‌شود، Systems Analyst یا IT Manager آن را Examine می‌کند تا مشخص شود برای Preliminary Investigation چه IT Resourceهایی لازم‌اند. سپس Designated Person یا Committee تصمیم می‌گیرد Preliminary Investigation ادامه یابد یا نه. گاهی Situation نیازمند Immediate Response است. برای Example، اگر Problem مربوط به Mission-Critical System باشد، IT Maintenance Team تلاش می‌کند Normal Operation را Restore کند. وقتی System درست Function کرد، Team یک Review انجام و Systems Requestی برای Cover کردن Work انجام‌شده Prepare می‌کند.

Figure 2-14 — Example مربوط به Online Systems Request Form.

66

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Overview of Feasibility

Systems Review Committee

بیشتر Companyهای بزرگ از Systems Review Committee برای Evaluate کردن Systems Requestها استفاده می‌کنند. به‌جای اتکا به Single Individual، Committee Approach Variety از Experience و Knowledge فراهم می‌کند. با Broader Viewpoint، Committee می‌تواند Priorityها را Effectiveتر از یک Individual Establish کند و Bias یک Person احتمال کمتری دارد Decisionها را Affect کند. Typical Committee شامل IT Director و چند Manager از Departmentهای دیگر است. IT Director معمولاً به‌عنوان Technical Consultant عمل می‌کند تا Committee Memberها از Crucial Issue، Problem و Opportunity آگاه باشند.

هرچند Committee Advantageهای زیادی دارد، Disadvantageهایی نیز وجود دارد. برای Example، Action روی Requestها باید تا Meeting Committee Wait کند. برای Avoid کردن Delay، Committee Memberها معمولاً از E-Mail و Teleconferencing برای Communicate استفاده می‌کنند. Potential Disadvantage دیگر این است که Memberها ممکن است Project Requestشده توسط Department خود را Favor کنند و Internal Political Differenceها Important Decisionها را Delay کنند.

بسیاری از Companyهای کوچک‌تر به‌جای Committee به یک Person برای Evaluate کردن System Request متکی هستند. اگر فقط یک Person IT Skill و Experience لازم را داشته باشد، باید نزدیک با User و Managerهای سراسر Company Consult کند تا Business و Operational Need با دقت Consider شوند.

چه یک Person مسئول باشد چه Committee، Goal Evaluate کردن Requestها و Set کردن Priority است. فرض کنید چهار Request باید Review شوند: Marketing Group می‌خواهد Current Customer Spending Habit را Analyze و Future Trend را Forecast کند؛ Technical Support Group، Cellular Link می‌خواهد تا Service Representativeها Technical Data را فوراً Download کنند؛ Accounting Department می‌خواهد Customer Statementها را Redesign و Internet Access فراهم کند؛ Production Staff نیز Inventory Control Systemی می‌خواهد که بتواند با Major Supplierها Data Exchange کند. Firm کدام Projectها را باید Pursue کند؟ چه Criteria باید Apply شود؟ Priorityها چگونه تعیین شوند؟ برای پاسخ، Individual یا Committee باید Feasibility هر Request را Assess کند.

OVERVIEW OF FEASIBILITY

همان‌طور که در Chapter 1 آموختید، Systems Request باید از چند Test به نام Feasibility Study عبور کند تا مشخص شود Proceed کردن ارزش دارد یا نه. Figure 2-15 چهار Yardstick اصلی برای Measure کردن Proposal را نشان می‌دهد: Operational Feasibility، Technical Feasibility، Economic Feasibility و Schedule Feasibility.

گاهی Feasibility Study بسیار Simple است و در چند Hour انجام می‌شود. اما اگر Request شامل New System یا Major Change باشد، Extensive Fact-Finding و Investigation لازم است.

Figure 2-15 — Feasibility Study شامل Testهای Operational، Technical، Economic و Schedule Feasibility است.

67

Phase 1 — Systems Planning

Overview of Feasibility

میزان Effort لازم برای Feasibility Study به Request بستگی دارد. برای Example، اگر Department بخواهد Existing Report با Order متفاوت Sort شود، Analyst می‌تواند سریع Feasible بودن Request را Decide کند. اما Proposal مربوط به Marketing Department برای New Market Research System جهت Predict کردن Sales Trend به Effort بیشتری نیاز دارد. در هر دو Case، Systems Analyst این Questionهای مهم را می‌پرسد:

• آیا Proposal از Operational Viewpoint مطلوب است؟ آیا Practical Approachی است که Problem را Solve کند یا از Opportunity برای دستیابی به Company Goal استفاده کند؟

• آیا Proposal از نظر Technical Feasible است؟ آیا Technical Resource و People لازم برای Project Available هستند؟

• آیا Proposal از نظر Economic مطلوب است؟ Projected Saving و Cost چیست؟ آیا Intangible Factorهایی مانند Customer Satisfaction یا Company Image درگیر هستند؟ آیا Problem ارزش Solve کردن دارد و آیا Request یک Sound Business Investment خواهد بود؟

• آیا Proposal در Acceptable Time Frame قابل Accomplish است؟

برای Obtain کردن Information بیشتر دربارهٔ Systems Request ممکن است Initial Fact-Finding انجام دهید: Study کردن Organization Chart، Interview، Review Current Documentation، Observe کردن Operation و Survey Userها. اگر Systems Request Approve شود، Intensive Fact-Finding در Systems Analysis Phase ادامه خواهد یافت.

Operational Feasibility

Operational Feasibility یعنی Proposed System پس از Develop شدن به‌طور Effective استفاده شود. اگر Userها با New System Difficulty داشته باشند، Expected Benefitها حاصل نمی‌شوند. Operational Feasibility به چند Issue حیاتی بستگی دارد. برای Example:

• آیا Management از Project Support می‌کند؟ Userها چطور؟ آیا Current System محبوب و Effective استفاده می‌شود؟ آیا Userها Need for Change را می‌بینند؟

• آیا New System باعث Workforce Reduction می‌شود؟ اگر بله، چه اتفاقی برای Affected Employeeها می‌افتد؟

• آیا New System به Training Userها نیاز دارد؟ اگر بله، آیا Company آماده است Resource لازم برای Training Current Employeeها را Provide کند؟

• آیا Userها از همان Start در Planning New System Involve خواهند بود؟

• آیا New System Demand جدیدی بر Userها تحمیل می‌کند یا Operating Change می‌خواهد؟ برای Example، آیا بعضی Information کمتر Accessible یا با Frequency کمتر Produced خواهد شد؟ آیا Performance به هر شکل Decline می‌کند؟ اگر بله، آیا Overall Gain برای Organization، Individual Loss را Outweigh می‌کند؟

• آیا Customer به‌صورت Temporary یا Permanent Adverse Effect تجربه می‌کند؟

• آیا Risk برای Company Image یا Goodwill ایجاد می‌شود؟

• آیا Development Schedule با Company Priorityهای دیگر Conflict دارد؟

• آیا Legal یا Ethical Issue باید Consider شود؟

Technical Feasibility

Technical Feasibility به Technical Resourceهای لازم برای Develop، Purchase، Install یا Operate کردن System اشاره دارد. هنگام Assess کردن Technical Feasibility، Analyst باید موارد زیر را Consider کند:

• آیا Company Hardware، Software و Network Resource لازم را دارد؟ اگر نه، آیا این Resourceها بدون Difficulty قابل Acquire هستند؟

68

Chapter 2 — Analyzing the Business Case

Overview of Feasibility

ادامهٔ Technical Feasibility:

• آیا Company Technical Expertise لازم را دارد؟ اگر نه، آیا قابل Acquire است؟

• آیا Proposed Platform Capacity کافی برای Future Needها دارد؟ اگر نه، آیا Expand می‌شود؟

• آیا Prototype لازم خواهد بود؟

• آیا Hardware و Software Environment Reliable خواهد بود؟ آیا اکنون و در Future با سایر Company Information Systemها Integrate می‌شود؟ آیا با External Systemهای Customer و Supplier به‌درستی Interface خواهد داشت؟

• آیا Combination مربوط به Hardware و Software، Performance کافی فراهم می‌کند؟ آیا Clear Expectation و Performance Specification وجود دارد؟

• آیا System قادر به Handle کردن Future Transaction Volume و Company Growth خواهد بود؟

Economic Feasibility

Economic Feasibility یعنی Projected Benefitهای Proposed System از Estimated Costها بیشتر باشند. این Costها معمولاً Total Cost of Ownership (TCO) در نظر گرفته می‌شوند که Ongoing Support و Maintenance Cost در کنار Acquisition Cost را شامل می‌شود. برای Determine کردن TCO، Analyst باید Cost را در Areaهای زیر Estimate کند:

• People، شامل IT Staff و Userها

• Hardware و Equipment

• Software، شامل In-House Development و Purchase از Vendor

• Formal و Informal Training

• License و Fee

• Consulting Expense

• Facility Cost

• Estimated Cost مربوط به Develop نکردن System یا Postpone کردن Project

علاوه بر Cost، باید Tangible و Intangible Benefitهای Company را Assess کنید. Systems Review Committee این Figureها را همراه Cost Estimate برای Decide کردن دربارهٔ Pursue کردن Project فراتر از Preliminary Investigation Phase استفاده می‌کند.

Tangible Benefit، Benefitی است که می‌توان آن را با Dollar Measure کرد. Tangible Benefit از Decrease در Expense، Increase در Revenue یا هر دو ناشی می‌شود. Exampleها:

• Scheduling System جدید که Overtime را Reduce می‌کند.

• Online Package Tracking System که Service را Improve و Need به Clerical Staff را Decrease می‌کند.

• Sophisticated Inventory Control System که Excess Inventory را Cut و Production Delay را Eliminate می‌کند.

Intangible Benefit Advantageی است که Dollar Measurement آن دشوار اما برای Company مهم است. Exampleها:

• User-Friendly System که Employee Job Satisfaction را Improve می‌کند.

• Sales Tracking System که Information بهتر برای Marketing Decision فراهم می‌کند.

• New Web Site که Company Image را Enhance می‌کند.

Development Timetable نیز باید Consider شود، زیرا بعضی Benefitها به‌محض Operational شدن System رخ می‌دهند، اما بعضی دیگر ممکن است Later ظاهر شوند.

TOOLKIT TIME — Financial Analysis Toolهای Part C از Systems Analyst’s Toolkit برای Analyze کردن Project Cost، Benefit و Economic Feasibility مفیدند. Video Learning Sessionهای Financial Tools نیز برای Understanding Concept و Practice Skill معرفی شده‌اند.