پروژه SSADMسیستم فروش بخش اول
تفاوت برنامه نویسان حرفه ای با برنامه نویسان آماتور در توانایی ایجاد برنامه هایی با رابط کاربر زیبا تر و حجم کمتر و سرعت پردازش بالاتر است.
عدم وجود منابع اطلاعاتی مناسب در مورد راه حل مسائل برنامه نویسی همیشه یکی ار دلایل عقب ماندگی صنعت نرم افزار کشور بوده است.
یادآوری این نکته خالی از لطف نیست که یکی از منابع درآمد ارزی در کشور هند فروش نرم افزار های تولید شده در این کشور به کشورهای دیگر می باشد.
در صورتیکه منابع اطلاعاتی کافی و جدید در اختیار نسل جوان و فعال و با استعداد کشور قرار گیرد ، می توان با تکیه بر هوش و توانایی ایرانی انتظار داشت که جوانان ما رقیبی جدی برای دیگر صادر کنندگان نرم افزار در جهان باشند. به نظر کارشناسان و صاحب نظران به طور کلی هدف از نوشتن و ارائه این نرم افزار فقط و فقط اعلام اتمام تحصیلات کاردانی نمی باشد.
بلکه پس از ارائه این گونه فعالیتها توسط دانشجویان ، دانشگاه به یک جمع بندی کلی در زمینه برنامه و روشهای پیاده شده در طول مدت تحصیل دانشجویان می رشند و این نتیجه آنها را در ادامه برنامه ریزی برای نسلهای بعدی و دانشجویان جدیدالورود و . . . یاری می نماید.
شرح برنامه
تشريح نيازمنديهاي سيستم نرم افزار فروش
الف) ارائه شرح سيستم نرم افزار فروش
مطالب مربوط به اين مرحله كه شامل تعريف ، كاربرد و مزايا مي باشد در ذيل ارائه گرديده است:
هدف
هدف از تشكيل و ايجاد واحد فروش، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، ارائه راه كارهايي مناسب جهت دستيابي به فروش مناسب و معرفي هر چه بهتر محصولات به مشتريان و مراجعان مي باشد.
وظايف واحد بازاريابي و فروش در سازمان را مي‌توان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي جهت بازاريابي و فروش فراگير
ب) همكاري و مساعدت در فروش كالاها و كنترل ارسال كالاهاي فروخته شده.
ج)جلب رضايت مشتريان و تسريع در امر تحويل كالاهاي فروخته شده با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
واحد بازاريابي و فروش را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد:
يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل ، وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و... وديگري سيستم اطلاعات واحد بازاريابي و فروش كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان ، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي بازاريابي و فروش ، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي فروخته شده و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات مي‌باشد.
واحد بازاريابي و فروش بنا به نياز همه سازمانهاي دولتي و غير دولتي ، عموماً با اكثر واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد دادن سفارش كارها و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط ، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
در طراحي سيستم اطلاعات بازاريابي و فروش بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين گزارش وضعيت موجود واحد بازاريابي و فروش گروه صنعتي كهرنگ به لحاظ جايگاه سازماني و شرح وظايف؛ نيروي‌انساني موجود؛ روش فروش و برخورد با مشتري ؛ انواع اقلام موجود جهت فروش ؛ سيستم كدگذاري ؛ تجهيزات‌موجود ؛ گردش اطلاعات و فرمهاي مربوطه،... تشريح گرديده و كاستيها و محدوديتهاي آن تبيين‌مي‌گردد. بديهي است شناخت وضعيت موجود مبناي طراحي سيستم مطلوب مركز قرار خواهد گرفت‌كه در گزارشهاي آتي به آن خواهيم پرداخت.
وضعيت موجود در سيستم واحد بازاريابي و فروش در گروه صنعتي كهرنگ
وضعيت موجود سيستم واحد بازاريابي و فروش طي چند مرحله بازديد و مذاكره حضوري جداگانه با مديريت محترم بازرگاني و مهندسي فروش ، سرپرست فروش و سرپرست امور كامپيوتري در ابعاد مختلف شناسايي شده و به شرح زير تبيين‌مي‌گردد.
جايگاه سازماني و شرح وظايف
در ساختار سازماني مصوب مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران، فعاليتهاي مربوط به واحد بازاريابي و فروش در يك‌پست سازماني با عنوان مديريت واحد بازاريابي و فروش و زير مجموعه اي از هيئت عامل ، خلاصه مي‌گردد. تقريبا شرح وظايف استاندارد و تعريف شده اي همراه با نظمي خاص در اين واحد مشاهده مي شود كه چارت سازماني آن به صورت زير است:
نيروي انساني موجود
در حال حاضر بيست نفر با تحصيلات دكترا ، فوق ليسانس ، ليسانس و فوق ديپلم در پستهاي مختلف در واحد بازاريابي و فروش گروه صنعتي كهرنگ مشغول به كار مي باشند. چارت سازماني به صورت فوق است.
نوع كالاهاي موجود
گروه صنعتي كهرنگ به علت تنوع محصولات آن داراي طيف گسترده اي از توليدات مي باشد. البته كالاهاي موجود جهت فروش از كالاهايي هستند كه زمان بر روی آنها تاثير چنداني ندارد. ولي برخي از اين مواد و كالاهاي توليدي بايستي دور از رطوبت و تاثيرات جوي قرار گيرند.
سيستم كدگذاري
علي رغم وجود يك سيستم كدگذاري (طراحي شده توسط مشاور) كه براي هر كالاي قابل فروش ، كدي مركب از 5 رقم در نظر مي‌گيرد ، تقريبا كليه كالاها بدون كد در انبار نگهداري شده و كد كالا در هيچ‌يك از فرمهاي گردش اطلاعات ثبت نمي‌شود. لازم به ذكر است كه به علت نداشتن يك سيستم نرم افزاري منسجم جهت دست يابي به اطلاعات قبلي بايد به سيستم بايگاني دستي مراجعه نمود كه اين مساله هم به علت وقت گير بودن به ضرر
سيستم مي باشد.
تجهيزات سخت افزاري موجود در واحد بازاريابي و فروش
تجهيزات سخت افزاري موجود در واحد بازاريابي و فروش عبارتند از:
1- شبكه LAN: توپولوژي Tree
2- كامپيوتر: تعداد شانزده عدد
3- ويدئو پروژكتور: دو عدد
4- اسكنر: يك عدد
5- چاپگر: 4 عدد (لیزری 2 عدد – جوهر افشان یک عدد – سوزنی یک عدد)
فرايند صدور درخواست كالا و صدور سفارش كار براي ساخت و تحويل كالاها
بطور كلي فرايند صدور سفارش كار تا تحويل آن به مشتري طي مراحل زير انجام مي‌شود:
1. پس از امكان سنجي در مورد توان اجراي كار سفارش كار در چهار نسخه صادر مي شود. از اين چهار نسخه يك نسخه در واحد فروش باقي مي ماند ، يك نسخه به واحد فني مهندسي جهت طراحي و بررسيهاي ساخت ، يك نسخه به واحد خريد جهت خريد تجهيزات مورد نياز كه بعدا از واحد مهندسي ارسال مي شود و يك نسخه به واحد برنامه ريزي جهت برنامه زمانبندي اجراي پروژه ارسال مي گردد.