آموزش اکسز

آموزش اکسس بخش هشتم

توسط amin8505 | گروه مقاله های آموزشی | 1394/07/28

نظرات 0

 اصلاح فيلدهاي جدول : 

در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد. 
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است. 
اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است. 
در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است. 

استفاده از ميله ابزار حالت نمايشي Datasheet 

هنگام استفاده از حالت نمايشي Datasheet ميله ابزار مي تواند بسيار سودمند باشد. همانطور كه چندين بار نيز گفته ام اكسس در انجام فعاليتهاي مختلف ميله ابزار را تغيير مي دهد. در شكل 111 در زير شما مي توانيد با ميله ابزار اين پنجره آشنا شويد. حتما سعي كنيد تمامي امكانات ميله ابزار را به خاطر بسپاريد كه در مواقعي به آنها احتياج خواهيد داشت.يكي از كاربردهاي مفيد ميله ابزار دكمه view اولين دكمه موجود در اين ميله است كه با فشار دادن آن مي توانيد در بين حالتهاي نمايشي Datasheet و Design حركت كنيد. 

كنترل بر روي ركوردهاي زياد: 
فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد. 
جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند. 

براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد) 
حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود. 

ورود داده هاي غير متني: 
در اكثر فيلدهاي پايگاه داده شما نوع داده ذخيره شده در آن را قبلا در طراحي جدول تعيين كرده ايد مثلا فيلدي را از نوع متن و ديگري را از نوع عدد تعيين كرده ايد اگر در هنگام ورود داده مثلا در فيلدي از نوع عدد بخواهيد متن وارد كنيد اكسس پيغام خطايي به شما نشان مي دهد و اجازه اين كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فيلدهايي كه به غير از نوع متن و عدد هستند بسيار كم است ولي به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستيم بعضي از اين انواع داده ها روشي خاصي را براي وارد كردن داده مي طلبند كه به آنها مي پرازيم: 

ورود داده در فيلدي از نوع Memo : 
همانطور كه در دروس پيش نيز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن مي تواند مقدار كاراكتر بيشتري را در خود نگهداري كند يعني چيزي حدود 64000 كاراكتر. اكسس براي كار با اين متن بزرگتر ابزار خاصي را در نظر گرفته است. 
توجه: در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي ورود داده براي فيلدهاي از نوع Memo ضعيف است. فرمها و پنجره هاي محاوره(درون برنامه), قابليتهاي بهتري براي اين كار فراهم مي كنند. 
معمولا در هنگامي كه در يك فيلد از نوع Memo قصد ورود داده اي را داشته باشيم روي آن Zoom مي كنيم براي اين كار كافي از كليدهاي shift+F2 را فشار دهيد. 
كاركرد اين پنجره zoom به طرز خاصي تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهيد پس از پايان يك پاراگراف در فيلد Memo يك پاراگراف ديگر را شروع به تايپ كنيدبايد به جاي Enter كليدهاي ctrl+Enter را فشار دهيد. تا اكسس نشانگر را به خط جديد ببرد. 
اگر براي ورود داده ها از فرم استفاده كنيد فرم قادر خواهد بود تا تمامي فيلد Memo را در يك لحظه نمايش دهد و به شما امكان مي دهد تا به راحتي و بسيار طبيعي تر در فيلد از نوع Memo گردش كنيد.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهيم كرد.) 

ورود داده در فيلدي از نوع Data/Time (تاريخ/زمان): 
در ورود داده در اين نوع فيلد بايد توجه كنيد كه شما در هنگام ايجاد پايگاه داده براي ورود داده در اين فيلد چه شكلي را انتخاب كرده ايد پس بايد بر اساس همان شكل انتخابي داده ها را وارد كنيد. واضح است كه در اين نوع فيلدها هم تاريخ و هم زمان را مي توانيد وارد كنيد يا يكي را وارد كنيد. براي درج تاريخ سيستمي خود در اين نوع فيلد (يعني تاريخ حال) كافي است دكمه هاي ;+Ctrl را فشار دهيد تا تاريخ موجود در سيستم در فيلد وارد شود. 

ورود داده در فيلدي از نوع Yes/No (بلي/خير): 
اگر داده اي از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشيد به جاي آن يك جعبه انتخابي را خواهيد ديد كه اگر جعبه را انتخاب كنيد در واقع Yes و اگر انتخاب نكنيد در واقع No را برگزيده ايد. براي انتخاب جعبه هاي انتخابي يا بايد از ماوس استفاده كنيد يا اينكه كليد SpaceBar را از صفحه كليد فشار دهيد. 

ورود داده در فيلدي از نوع OLE: 
اگر بخواهيد داده هاي نرم افزارهاي ديگر را در اكسس ذخيره كنيد (مانند عكس,صوت,فيلم و غيره) بايد داده اي از نوع OLE ايجاد كرده باشيد نحوه ايجاد اين نوع داده در دروس پيش گفته شده است. براي وارد كردن اين نوع داده نمي توانيد از صفحه كليد استفاده كنيد پس بايد روش مخصوصي را طي كنيد. براي قرار دادن شي از نوع OLE ابتدا بايد مكان شي OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنيد بعد از منو Insert گزينه Object را انتخاب كنيد تا پنجره اي مانند شكل 112 در زير باز شود. اين پنجره راه ورود داده هاي ديگر در اكسس است. 
در اين پنجره دو انتخاب وجود دارد يكي استفاده از نرم افزارهاي گوناگون براي ايجاد فايل مورد نظر(Create New) و ديگري استفاده از فايلهايي كه قبلا ايجاد و روي هارد ذخيره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنيد يعني قصد داشته باشيد با استفاده از نرم افزاري ديگر اقدام به ايجاد فايل خود كنيد با انتخاب گزينه Create Now از ليست كناري آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنيد و بر روي OK كليك كنيد تا نرم افزار باز شود و شي جديد ايجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop براي ذخيره يك فايل فوتوشاپ در پايگاه داده) 
ولي اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار مي دهيدهرچند كه پيشنهاد من استفاده از مورد قبل است بايد گزينه Create form file را انتخاب كنيد تا كادري در مقابل شما ايجاد شود. با كليك روي دكمه Browse اقدام به انتخاب فايل موردنظر كنيد. توجه كنيد كه اكسس نمي تواند در حالت نمايشي Datasheet شي از نوع OLE را نمايش دهد و فقط به ذكر يك نام در مورد آن بسنده مي كند مانند Bitmap Image ولي با استفاده از فرمها يا گزارشها مي توان موضوع OLE را نمايش داد. 
درس ورود داده ها در جدول هم به پايان رسيد. اميدواريم اين مبحث براي شما مفيد بوده باشد. در درس آتي در مورد جستجو و ديگر موارد لازم در كار با داده ها صحبت خواهيم كرد. 

ايجاد پايگاه داده اكسس از طريق ويژوال بيسيك
براي ايجاد يك پايگاه داده اكسس چند راه وجود دارد . شما ميتوانيد اين كار را هم از طريق مايكروسافت اكسس و هم از طريق ويژوال بيسيك انجام دهيد . در پايان اين مطلب من به شما ثابت ميكنم كه از اين راحت تر نميشه بانك اطلاعاتي درست كرد حتي اگر اكسس هم بلد نباشيد! 

در تمام نسخه هاي ويژوال بيسيك تقريبا به صورت مشابه اين كار انجام ميشود . نسخه 4 ويژوال بيسيك از طريق Data manager و در نسخه هاي بعدي به وسيله Visual Data Manager ميتوان از امكانات پايگاه داده ها استفاده كرد . از آنجا كه من از ويژوال بيسيك 6 استفاده ميكنم بنابراين به بررسي Visual Data Manager مي پردازم . 
براي اجراي اين برنامه از منوي Add-Ins گزينه Visual Data Manager را انتخاب كنيد . در صورتي كه براي اولين بار اين برنامه را اجرا كرده باشيد پيغامي در مورد فايل حفاظت System.MD? دريافت خواهيد كرد . براي ادامه No را انتخاب كنيد تا برنامه Vis Data اجرا شود. 

خوب حالا ميخواهيم يك پايگاه داده ايجاد كنيم . در ويژوال بيسيك ميتوان از انواع پايگاههاي داده از قبيل قاكس پرو , پاراداكس , درايو ODBC و غيره استفاده كرد و همچنين تمام جداول آنها را ايجاد كرد ولي ما در اينجا فقط ايجاد پايگاه داده استاندارد مايكروسافت كه همان اكسس است را شرح ميدهيم . 

1- منوي File | New | Microsoft Access | Version 7.0 MDB را انتخاب كنيد . 

2- در قسمت بعد بايد مسير ذخيره سازي و نام اين پايگاه را مشخص كنيم به عنوان مثال براي نام آن MyDatabase را در قسمت نام فايل نوشته و روي دكمه Save كليك ميكنيم . آنگاه برنامه دو پنجره را در اختيار ما قرار ميدهد , يكي Database Windows و ديگري SQL Statement ميباشد . 

3- در پنجره Database Windows دكمه راست ماوس را كليك كرده تا منويي روي اين پنجره باز شود از اين منو گزينه New Table را براي ايجاد جدول جديد انتخاب نمائيد . 

4- پنجره Table Structure شامل دو قسمت ميباشد كه يكي مربوط به فيلدهاي جدول و ديگري مربوط به ايندكس هاي آن ميباشد. 

5- در قسمت Table Name نام جدول مورد نظر را مانند MyTable وارد ميكنيم براي ايجاد فيلدهاي اين جدول بايد دكمه فرمان Add Field را انتخاب كنيم تا پنجره مربوط به آن باز شود. 

6- حال تك تك مشخصات فيلد هاي اين جدول از قبيل Name , Type , Size , Variable Field , Fixed Field , allow zero length و غيره را تنظيم ميكنيم 

7- بعد از ايجاد فيلد ها اگر بخواهيم به آنها ايندكسي نسبت دهيم در پنجره Table Structure روي دكمه Add index تنظيمات مربوط به ايندكس را نيز انجام ميدهيم . 

8- خوب حالا بانك اطلاعاتي ما آماده شد . روي اين جدول در پنجره Database Windows دو بار كليك كنيد تا جدول MyTable نمايش داده شود . 
 

 

0 نظر

نظر محترم شما در مورد مقاله های وب سایت برنامه نویسی و پایگاه داده

نظرات محترم شما در خدمات رسانی بهتر ما را یاری می نمایند. لطفا اگر مایل بودید یک نظر ما را مهمان فرمائید. آدرس ایمیل و وب سایت شما نمایش داده نخواهد شد.

حرف 500 حداکثر