آموزش Microsoft Office Access

آموزش اکسس بخش ششم

توسط amin8505 | گروه مقاله های آموزشی | 1394/07/28

نظرات 0

 تعریف انواع داده ها 
دربخش پيش مبحث طراحي جدول را آغاز كرديم و پنجره Design View آشنا شديدو توانستيم اقدام به ايجاد جداول جديد كنيم .

اگر به ياد داشته باشيد در پنجره Design View ما براي تعريف كردن فيلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده مي كرديم و همچنين گفته شد كه Field Name براي شرح نام فيلد و Description براي توضيح فيلد براي استفاده هاي بعدي مي باشد. اما نكته اي كه اينجا قابل ذكر مي باشد ستون Data Type مي باشد كه نوع داده هاي هر فيلد را مشخص مي كند مثلا داده هاي از نوع متن, عدد, تاريخ و غيره كه تمامي موارد در زير به طور كامل شرح داده خواهند شد. 
تعريف انواع داده ها: 
هر داده اي نوع خاصي دارد. هرفيلد جدول, داده هايي از يك نوع خاص را مي تواند در خود جاي دهد.مثلا براي فيلدي با اسم "نام كارگر" بايد داده هايي از نوع متن تعريف شود تا تمامي ركوردهاي ثبت شده در اين فيلد داراي يك نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولي طراحي مي كنيم بايد نوع داده هر فيلد را از فهرست پايين جهنده ستون Data Type انتخاب كنيم.(براي نمايش فهرست ستون Data Type كافي است بر روي فلش موجود در اين ستون كليك كنيم تا فهرستي از نوع تمامي داده هايي كه مي شود در اكسس ثبت كرد براي ما نشان داده شود) 
توجه: هنگامي كه موردي را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب مي كنيم اكسس فهرستي از اطلاعات را در بخش زيرين پنجره نمايش مي دهد كه به آنها Field Properties (يا خصوصيات فيلد) گفته مي شود. مثلا وقتي ما فيلدي از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب مي كنيم. در زير همين پنجره خصوصيات فيلد مربوط به متن براي ما نشان داده مي شود. اين خصوصيات عنوان درس بعدي ما مي باشد كه به طور مفصل شرح داده هاي خواهد شد كه در اين قسمت ما تنظيمات جالب توجه اي داريم. 
 
حال در زير به تشريح تمامي انواع داده ها مي پردازيم: 

داده از نوع Text(متن): 
از داده نوع Text در فيلدهايي كه حروف, واژه ها, اسامي و عبارات را نگه مي دارد استفاده مي شود. لازم نيست كه محتواي فيلد متن فقط متون الفبايي باشد بلكه مي تواند اعداد و علايم خاص نيز باشد. ولي توجه كنيد كه براي اعدادي كه در محاسبات از آنها استفاده مي كنيد, از فيلد نوع متن استفاده نكنيد. فيلد متن براي داده هاي مناسب است كه مي خواهيد آنها را نگهداريد و نه آنهايي كه قصد انجام محاسبه بر روي آنها را داشته و يا به عنوان تاريخ و زمان بكار ببريد.مثلا داده هاي با عنوان "نام" بايد در اين نوع فيلد ذخيره شوند. 
توجه: از فيلد متني براي داده هاي با طول حداكثر 255 كاراكتر استفاده كنيد. اگر طول داده بيش از اين مقدار است, از داده نوع Memo استفاده كنيد. همچنين دقت كنيد كه براي كنترل طول فيلد متني, از خصوصيات فيلد استفاده كنيد(در درس بعدي شرح داده خواهد شد) مثلا مي توانيد از اكسس بخواهيد تا در هز ركورد فيلد متني, تا 255 حرف را نگهدارد. 
آدرس و شماره تامين اجتماعي مثالهاي كاملي از داده هاي متني هستند كه از اعداد و علايم خاص (مانند تيره و ويرگول) تشكيل مي شوند. 

داده از نوع Memo (يادداشت): 
از داده نوع Memo براي فيلدهايي استفاده مي شود كه تا 64000 كاراكتر (شامل حروف, اعداد و كاركترهاي خاص) طول دارند.تعيين طول فيلدهاي Memo ضروري نيست چون اكسس فقط به همان مقدار كه لازم است براي آنها جا تعيين مي كند. در واقع جدولهايي كه فيلد Memo دارند, ركوردهايي با طول متغير دارند, چون طول فيلد Memo در هر ركورد, با ركوردهاي ديگر فرق دارد. مثال براي اين نوع فيلد, فيلدي به نام "توضيحات" مي تواند باشد. 
توجه كنيد كه اگر بخواهيد متون شكل بندي شده اي مانند متون واژه پردازي شده در Word را در اكسس نگه داري كنيد بايد از داده هاي نوع OLE استفاده كنيد نه داده هاي نوع Memo. 

داده از نوع Number (عدد): 
هر داده اي از جدول را كه بخواهيد در محاسبات بكار ببريد, از نوع Number تعريف كنيد. داده از نوع Number براي تمامي ارقام, بجز مقادير پولي و ارقام با دقت زياد كه در محاسبات علمي بكار ميرود مناسب است.(توجه كنيد كه از داده نوع Currency (ارز) براي ارقام پولي و دقت بالا استفاده مي شود). اكسس در ارقام با دقت بالا زياد دقيق نيست مگر اينكه از داده نوع Currency استفاده كنيد.مثال براي داده هاي نوع Number مي تواند مثلا شماره كدپستي يا شماره كارگري باشد. 

داده از نوع Data/Time (زمان/تاريخ): 
داده هاي از نوع تاريخ و زمان را در فيلدهايي كه نوع آنها Data/Time است نگهداريد. از اين نوع داده در فيلدهايي مانند تاريخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده مي شود. وقتي فيلدهاي تاريخ و زمان را از نوع Data/Time تعيين مي كنيد, اكسس به شما امكان مرتب كردن آنها را بر اساس تاريخ و زمان مي دهد. مثلا مي توانيد گزارشي از تمامي كرامنداني كه تاريخ شروع به كار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و يا فهرستي از تمامي حسابهايي كه بيش از 60 روز به سررسيد آنها مانده را چاپ كنيد. 

فيلد داده از نوع Currency (ارز): 
از اين نوع داده ها براي نگهداري مقادير پولي يا ارزي استفاده مي شود. داده از نوع Currency, كاربر را مطمئن مي سازد كه مقادير پولي/ارزي كه در محاسبات بكار مي روند به درستي گرد شده اند.(ولي يك مشكل كوچك در اكسس 2000 در اين نوع فيلد براي ثبت نتايج به ريال وجود دارد) اكسس تمامي مقادير پولي/ارزي را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(مميز كسري) نگه مي دارد, لذا مي توانيد اعداد با دقت بالا را در فيلدهاي پولي نگه داريد. از مثالهاي بارز اين نوع فيلد مقدار حقوق كارمند را مي توان ذكر كرد. 

فيلد داده از نوع Auto Number (عدد خودكار): 
وقتي كه فيلدي را را از نوع داده Auto number تعريف مي كنيد, با هر ركوردي كه به جدول اضافه شود اكسس بطور خودكار عددي را در اين فيلد نگه مي دارد.سه نوع ارقامي كه اكسس در فيلد عدد خودكار نگه مي دارد, عبارتند از: 
 
اعداد متوالي: هنگامي كه ركورد جدي را به جدول اضافه مي كنيد, اكسس رقمي متوالي را تخصيص مي دهد كه از 1 شروع مي شود. مقادير متوالي Auto Number معمولا براي كليد اصلي جدول بكار برده مي شوند. 
اعداد تصادفي: اكسس در ركورد جديد به اين فيلد, عددي منحصر به فرد و تصادفي را اختصاص مي دهد. اعداد شناسائي انعكاسي: اكسس مقدار منحصر به فردي را به اين فيلد تخصيص مي دهد كه پايگاه داده هاي تكرار شونده را با يكديگر هماهنگ مي كند. 
 
فيلد داده از نوع Yes/No (بلي/خير): 
فيلدي كه از نوع Yes/No تعريف مي شود به ازاي Yes عدد 1- و به ازاي No عدد 0 را دارا مي شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذكور مي توانيد بسته به دليل استفاده از فيلد, يكي از سه حالت Yes/No, True/False (درست يا غلط) يا On/Off (روشن و خاموش) را به كار ببريد. از موارد استفاده از اين نوع داده مي توان به متاهل بودن اشاره كرد كه مي تواند يا بله يا خير را دربرگيرد. 

فيلد داده از نوع شي OLE: 
OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شي) است. اگر برنامه ديگري تحت ويندوز از OLE پشتيباني كند يعني بتواند شي قابل انتقال به برنامه ديگري را ايجاد كند آنگاه فيلد شي OLE در اكسس نيز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فيلدهاي OLE براي نگهداري اشيايي از قبيل عكس, تصاوير ويديوئي و صدا مناسب است. (همانطور كه ملاحظه مي كنيد, پايگاه داده اكسس علاوه بر داده هاي عددي و متني مي تواند انواع متنوع ديگري از داده ها را نيز نگه دارد.) 
وقتي كه فيلدي از نوع OLE را در جدول قرار مي دهيد, مي توانيد علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودي, تصوير آن را نيز به شكل يك شي OLE در درون فيلد OLE قرار دهد. به اين ترتيب هنگامي كه ركورد را نمايش مي دهيد, اكسس داده هاي ركورد را همراه با تصوير نمايش مي دهد. 
براي نگهداري فيلدهاي از نوع OLE در پايگاه داده اكسس به نرم افزاهاي كمكي از قبيل برنامه هاي گرافيكي و يا صفه گسترده نياز داريد. 

داده از نوع Hyperlink (ابرمتن): 
اين نوع فيلد براي نگهداري ابرمتنها بكار مي روند. اگر تا حالا تجربه كار كردن با برنامه هاي طراحي صفحات وب يا كاركردن با كدهاي HTML را داشته باشيد منظور از ابرمتنها را به خوبي مي دانيد. ابرمتنها در واقع لينكهاي اينترنتي هستند كه ما را به صفحات مختلف در اينترنت هدايت مي كنند مثلا ما اگر لينكي به صورت http://www.a00b.com داشته باشيم و برروي آن كليك كنيد ما را به صفحه آن خواهد برد و در واقع اين نوع فيلد از انواع فيلدهايي است كه به ندرت مجبور به استفاده از آن مي شويم. عملكرد آنها درست مانند فيلو از نوع متن مي باشد با اين تفاوت كه در اينجا هر متني را كه براي نگهداري تايپ كنيم در واقع آن لينكي از به يك صفحه اينترنتي. از موارد استفاده از اين فيلد مي توان به نگهداري آدرسهاي اينترنتي مرتبط با شركت اشاره كرد. 
microsoft Access
داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر): 
هنگامي كه فيلدي از نوع Lookup Wizard ايجاد مي كنيد, اكسس با بكار گرفتن جادوگري به آن امكان مي دهد تا بجاي يك مقدار, فهرستي از مقادير را نگهدارد. اين فيلد مي تواند فهرستي از مقادير را از يك جدول يا بازجست و يا فهرستي از مقادير ثابتي كه در هنگام ايجاد فيلد تعريف كرده ايد,( براي فهرستهايي كه مقادير ثابتي دارند) باشد. 
فرض كنيد كه شركتي به پنج كشور كالا مي فروشد. هنگام طراحي پايگاه داده مي توانيد با بكار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتي از اسامي كشورها بسازيد كه در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود. 
هنگام كه كاربر بخواهد كشوري را انتخاب كند به جاي تايپ نام كشور براي هر ركورد فقط بايد از فهرست ثابت انتخاب كند. 
حال شما قادر به شناسايي انواع داده هاي موجود در اكسس مي باشيد و با نوع عملكرد آنها آشنا هستيد و تا حدودي قار به ايجاد جدول هستيد ولي يك نكته در اينجا باقي مانده و آن خصوصيت انواع فيلدها مي باشد كه موضوع درس آينده ما را تشكيل مي دهد كه موضوعي جالب مي باشد . 

خصوصیات فیلدها 
اگر به خاطر داشته باشيد در دروس قبلي شروع به طراحي پايگاه داده هاي خود كرديم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحي جداول ياري مي كند به طور مفصل صحبت شد. همچنين در درس قبل در مورد انواع داده هايي كه از طرف اكسس پشتيباني مي شود و شما مي توانيد از آنها در ايجاد جداول خود كمك بگيريد بحث كرديم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شديم وقت آن رسيده است كه به تنظيم خصوصيات اين داده ها بپردازيم و اين همان موضوعي است كه در اين درس به آن پرداخته شده است. 

تعريف خواص فيلد: 
به محض آنكه شما نوع داده را از ليست قسمت Data Type انتخاب كرديد در پايين همان پنجره قسمتي كه به Field Properties مشهور است در پايين گوشه چپ نمايان مي شود كه در اين پنجره كوچك كه داراي دو شاخص General و Lookup مي باشد ما اقدام به تنظيم خواص فيلد مي كنيم. بسياري از فيلدهاي خواص فيلد, اختياري است. برخي از فيلدها به هيچ فيلد خاصه اي نياز ندارند حال آنكه برخي ديگر از فيلدها به چندين فيلد خاصه نياز دارند. شما مي توانيد در شكل 101 در زير پنجره خواص فيلد براي يك فيلد متني را مشاهده كنيد. 
هر فيلدي كه داراي نوع خاصي است همچنين داراي خصوصيات مربوط به خود مي باشد كه با خصوصيات ديگر فيلدها متفاوت مي باشدمثلا در شكل بالا ما از ليست باز شده Text را كه فيلد متني ايجاد مي كند را انتخاب كرديم اگر به جاي آن يك نوع ديگر فيلد مانند Number (اعداد) را انتخاب مي كرديم خصوصيات فيلد ما كه در پايين پنجره مشخص است متفاوت از اين شكل مي شد يعني فيلد متني خصوصيات مربوط به خود را دارد و فيلد اعداد خصوصيات متمايز از فيلد متني اين موضوع در مورد انواع ديگر داده نيز صدق مي كند. همانطور كه براي فيلد خود نوع داده اي را انتخاب كرديم مانند Text بايد براي آن خصوصيات مخصوص به خود را نيز ذكر كنيم. براي اين كار مي توانيم بر روي كادرهاي موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنيم كه در طول اين درس ما با نحوه عملكرد كادرهاي خصوصيات فيلد آشنا خواهيم شد. 
بخش Field properties (خصوصيات فيلد) خاصه هايي از قبيل اندازه فيلد, شكل نمايش و تعداد اعشار را مشخص مي كند. هر نوع فيلد داده, مجموعه فيلدهاي خاصه خودش را دارد. در زير به ترتيب به معرفي خاصه هاي مختلف هريك از انواع داده مي پردازيم. 

خواص فيلد متني: 
در زير هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Text را تشريح كرده ام: 
 
Field Size(اندازه فيلد): حداكثر طول داده اي را كه در فيلد قابل نگهداري است تعيين مي كند مثلا اگر ما بخواهيم كه كاربر در فيلد نام بيش از 15 كاراكتر قرار ندهد مي توانيم با تنظيم اين خصوصيت روي 15 بيش از اين مقدار را قبول نكنيم. 
Format(شكل): شكلي را كه اكسس براي نمايش داده فيلد بكار مي برد تعيين مي كند. مثلا ما مي توانيم در اين قسمت تعيين كنيم كه حرف اول فيلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود. 
Input Mask(قالب ورودي): نحوه ورود داده به فيلد را تعيين مي كنيم مثلا اگر ما كد كارگري به شكل 2225-2 داشته باشيم مي توانيم تعيين كنيم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در اين قسمت حتما بايد در دومين كاراكتر خط فاصله قرار دهد. 
 
Caption(عنوان): پيامي است كه در هنگام انتخاب فيلد در حالت نمايش Datasheet در ميله وضعيت نمايش داده مي شود. 
 
Value Default(مقدار پيش فرض):مقداري است كه كاربر همواره در فيلد مشاهده مي كند مگر آنكه آن را تغيير دهد مثلا در فيلد جنسيت مي توان نام مرد را همواره براي كاربر نشان داد و اگر كاربر مايل باشد مي تواند آن را تغيير دهد و يا آنرا به صورت پيش فرض قبول كند. 
 
Validation Rule(قاعده مقبوليت): مقاديري كه كاربر در فيلد وارد مي كند را محدود مي سازد.
 
Validation text(متن مقبوليت):پيام خطايي است كه در صورتيكه كاربر اقدام به ورود مقداري كند كه قاعده مقبوليت را نقض كند نمايش داده مي شود. 
Required(ضرورت):مشخص مي كند كه آيا كاربر مي تواند در هنگام ورود داده در جدول اين فيلد را خالي رد كند يا حتما بايد مقداري در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فيلد كه كليد اصلي مي باشد خالي رد كند برنامه با مشكل روبرو مي شود. 
 
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص مي كند كه آيا متني با طول صفر در فيلد قابل قبول است يا نه. 
 
Indexed(نياز به ايجاد انديكس):مشخص مي كند كه آيا فيلد به انديكس نياز دارد يا نه. فيلد انديكس مرتب كردن و جستجو را تسريع مي كند. 
 
Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد): در اين قسمت تعيين مي كنيم كه مايليم فيلد ما با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود كه اين گزينه براي قابليت فارسي نويسي در اكسس مفيد مي باشد. 
 
توجه: هنگامي كه خاصه اندازه فيلد را معين مي كنيد, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نياز داريد قرار ندهيد. اكسس فضاي تخصيص يافته را بر مبناي اين مقدار تعيين مي كند, صرفنظر از اينكه طول به كار گرفته شود يا خير. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضاي ديسك بيهوده اشغال مي شود. 
فيلدهاي Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودي) پيچيده ترين خاصه هاي هر فيلد هستند. به عبارت ديگر, هنگامي كه نحوه نمايش و ورود داده با استفاده از اين خاصه ها را ياد مي گيريد چنان است كه گويي زبان جديدي را فرامي گيريد. اينكه اكسس چگونه داده هاي وارد شده در فيلد را نمايش دهد, توسط فيلد خاصه Format تعيين مي شود و خاصه Input Mask چگونگي ورود داده در فيلد را تعيين مي كند. 
در زير مقاديري را كه شما مي توانيد در فيلد خصوصيت شكل Format وارد كنيد تشريح شده اند كه به وسيله آنها مي توانيد نحوه نمايش داده ها را تعيين كنيد: 
 
! : برخلاف پيش فرض تراز از سمت راست, داده هاي درون فيلد را تراز به سمت چپ مي كند. 
* : در اين مكان از فيلد كاراكتري بايد قرار گيرد. 
& : در اين مكان از فيلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامي نيست) 
< : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف كوچك تبديل مي شود. 
> : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبديل مي شود. 
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر گيرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر مي گيرد. (براي نمايش * مفيد است, در غير اينصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فيلد در نظر مي گيرد.) 
 
مثال: بنابراين اگر خاصه format فيلدي را &>&&&&& تعيين كنيد و نخستين ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبديل مي كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان مي دهد). 
در زير هم به معرفي مقاديري كه شما مي توانيد در خاصه Input Mask قرار دهيد ذكر شده اند: 
 
0 : در اين مكان از فيلد عدد بايد باشد. 
9 : در اين مكان از فيلد عدد يا فاصله بايد باشد. 
# : در اين مكان از فيلد عدد, علامت مثبت, علامت منفي يا فاصله مي تواند قرار گيرد. 
1 : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف الفبايي باشد. 
؟ : در اين مكان از فيلد هر حرف الفبايي به دلخواه مي تواند باشد. 
A : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف يا يك عدد باشد. 
a : در اين مكان از فيلد به دلخواه يك حرف يا عدد مي تواند قرار گيرد. 
& : در اين مكان از فيلد بايد يك كاراكتر يا فاصله قرار گيرد. 
c : در اين مكان از فيلد يك كاراكتر دلخواه قرار مي گيرد. 
> : كاراكتر در اين محل به حرف بزرگ تبديل مي شود. 
< : كاراكتر در اين محل به حرف كوچك نبديل مي شود. 
! : باعث مي شود تا كاراكترهاي ورودي در فيلد به جاي آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند. 
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر بگيرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر مي گيرد (براي نمايش كاراكترهاي مانند * و ! مناسب است.) 
 
مثال: بنابراين اگر خصوصيت شكل فيلدي را 0000-000(9999) تعريف كنيد اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمي وارد كند. 

 

0 نظر

نظر محترم شما در مورد مقاله های وب سایت برنامه نویسی و پایگاه داده

نظرات محترم شما در خدمات رسانی بهتر ما را یاری می نمایند. لطفا اگر مایل بودید یک نظر ما را مهمان فرمائید. آدرس ایمیل و وب سایت شما نمایش داده نخواهد شد.

حرف 500 حداکثر