آموزش اکسس بخش پنجم
1-1: تشكيل يك بانك اطلاعاتی
پس از شروع اكسس پنجره زير برای شما نمايان خواهد شد.
اكنون می‌توانيد يا يك بانك اطلاعاتی خالی تشكيل دهيد و يا توسط ويزارد بانك اطلاعات از يك الگوی بانك اطلاعات بهره‌مند شويد. در الگوهای موجود، ساختارهايی را خواهيد يافت كه در كارهای روزمره بيشتر از بقيه مورد استفاده قرار می‌گيرند. از آنجا كه هدف از اين دوره، يادگيری است پس به توضيحی در مورد بانك اطلاعاتی شخصی و نه الگوها می‌پردازيم.
2-1: اسم بانك اطلاعات
پس از انتخاب گزينه مربوطه به تشكيل يك بانك اطلاعاتی خالی می‌توانيد در پنجره باز شده در پايين نامی را برای آن انتخاب كنيد.
پس از تشكيل بانك اطلاعاتی راهی به منوی مركزی اكسس برای شما باز خواهد شد. هم اكنون می‌توانيد كار جدول گذاری در اين بانك اطلاعاتی را شروع كنيد.
1-3: تشكيل جدول:
در بخش جدول، گزينه جديد را فراخوانی كنيد سپس از بين انواع جدول يكی را انتخاب كنيد.
توضيح انواع جدول
در بخش مربوط به انتخاب جدول پنج گزينه در اختيار شما قرار داده می‌شود.
- تصوير برگه اطلاعاتی : (Datasheet View)
در صورت انتخاب اين گزينه، اسامی فيلدها به طور اتوماتيك از طرف اكسس به آنها داده می‌شود برای مثال: «فيلد يك» شما می‌توانيد به سرعت ، جملاتی را در جدول وارد كرده و جدول را ثبت كنيد. البته بهتر است كه از اينگونه جدول‌سازی تنها برای آزمايش استفاده كنيد، چرا كه اسامی فيلدها با انتخاب خود اكسس داده می‌شوند و در بيشتر اوقات هم خصوصيات فيلدها با آن چيزی كه ما می‌خواهيم تفاوت دارند.
- تصوير چهارچوب:
گزينه تصوير چهارچوب بهترين راه برای جدول‌سازی است. در اين گزينه می‌توانيد تمامی تنظيمات جدول و فيلدهای آنرا شخصا به دست گيريد.
- ويزارد جدول
ويزارد جدول دارای الگوهايی می‌باشد كه در زندگی روزمره زياد به كار می‌رود. از اين گزينه می‌توانيد جداول و يا حتی فيلدهای تكی را بگيريد.
- وارد كردن جدول
با اين عملكرد می‌توانيد بانك‌های اطلاعاتی و يا برنامه‌های ديگر را مشاهده و از آنها جداولی را به بانك اطلاعاتی خود اضافه كنيد.
- پيوند جدول
با كمك اين عملكرد می‌توانيد پيوندی را با جداولی از بانك‌های اطلاعاتی ديگر درست كنيد.
اين به آن معنی است كه اطلاعات جدول خارجی در بانك اطلاعاتی جديد نمی‌آيند بلكه تنها ارتباطی با سرچشمه اطلاعات برقرار می‌شود.
گزينه تصوير چهارچوب (Design View) را بر گزينيد و با OK تصميم خود را تاييد كنيد.
4.1: تنظيم فيلدها و خصوصياتشان:
- Field Name:
اسم فيلد يك فيلد اطلاعاتی را در يك جدول نام‌گذاری و مشخص می‌كند. البته در انتخاب اسم بايد مواظب باشيد تا قدرت بيان محتويات توسط اسم كامل باشد.
- نوع ديتا:
اين بخش مشخص می‌كند كه چه نوع اطلاعاتی می‌توانند در يك فيلد ذخيره شوند.
با انتخاب يكی از گزينه‌ها جدولی به سمت پايين، برای شما ظاهر خواهد شد كه به شما كمك خواهد كرد تا بدانيد كه از چه نوع اطلاعاتی می‌توانيد استفاده كنيد. انتخاب صحيح گزينه گفته شده، برای كار درست با هر بخشی بسيار مهم می‌باشد. مثلا اگر به فيلد قيمت، نوع متنی را اضافه كنيد، ديگر قيمت‌ها نه به عنوان اعداد، بلكه به عنوان متن ثبت خواهند شد.
در ارزشيابی‌هايی كه در آخر انجام می‌دهيد گر چه محتوای فيلد نشان داده می‌شود ولی ديگر هيچ عمليات محاسباتی را را آنها نمی‌توانيد انجام دهيد.
- Description:
بخش Description برای توضيحات اسامی فيلدها به كار می‌رود. در اين بخش می توانيد عملكرد يا معنی اسم فيلد را توضيح دهيد و با اين كار حتی پس از مدت‌های طولانی نيز خواهيد فهميد كه اين فيلد برای چه كاری بوده است.
- Field Properties:
پس از اينكه اسم فيلد را انتخاب كرديد می‌توانيد در پنجره پايينی Design View خصوصيات ديگری را برای فيلد اطلاعات انتخاب و تنظيم كنيد. اگر می‌خواهيد كه در مورد هر كدام از ويژگی‌ها، اطلاعاتی را بدست آوريد، تنها يكبار بر روی سطری كه در آن ويژگی مورد نظر شما قرار دارد كليك كنيد سپس خواهيد ديد كه در پنجره سمت راست توضيحات كوچكی داده شده است.
تمرين 1: تشكيل بانك اطلاعاتی با جدول
يك بانك اطلاعاتی به نام سفارش را درست كنيد. سپس جدول جديدی را با نام "مشخصات مشتری" به آن اضافه كنيد.
جدول شما بايد به صورت زير باشد:
|
توضيحات
|
نوع فيلد
|
اسم فيلد
|
|
حجم فيلد- Double
|
عدد
|
شماره مشتری
|
|
حجم فيلد - 50 كاراكتر
|
متن
|
اسم خانوادگی
|
|
حجم فيلد- 50 كاراكتر
|
متن
|
اسم
|
|
قالب- تاريخ، كوتاه
|
ساعت/تاريخ
|
تاريخ تولد
|
|
حجم فيلد- 50 كاراكتر
|
متن
|
شماره تلفن
|
|
Feldname
|
Felddatentyp
|
Beschreibung
|
|
Kundennr
|
Zahl
|
Feldgröße Double
|
|
Name
|
Text
|
Feldgröße = 50 Zeichen
|
|
Vorname
|
Text
|
Feldgröße = 50 Zeichen
|
|
Geburtsdatum
|
Datum / Zeit
|
Format = Datum, kurz
|
|
Telefon
|
Text
|
Feldgröße = 50 Zeichen
|
برای دسترسی به جواب به جداول Losungen.mdb مراجعه كنيد.
تمرين 2:وارد كردن جدول از بانك اطلاعاتی خارجی
در اين تمرين بايد چند جدول را از بانك اطلاعاتی Losungen.mdb به بانك اطلاعاتی سفارش بياوريد.
يعنی اين جدول‌ها ازمكان گفته شده كپی می‌شوند و به بانك اطلاعاتی شما اضافه می‌شوند. برای اينكار ابتدا بانك اطلاعاتی "Losungen.mdb" را باز كنيد و كارهای زير را انجام دهيد:
- با دكمه راست موش بخش "Tables" را انتخاب كنيد ودستور "import" را برگزينيد.
- سپس می‌توانيد بانك اطلاعاتی را كه می‌خواهيد از آن، جدول خود را بياوريد، انتخاب كنيد. بانك اطلاعاتی "Losungen.mdb" را انتخاب كنيد و دكمه "import" را فشار دهيد.
- پنجره بعدی می‌توانيد جدولی را كه می‌خواهيد به بانك اطلاعاتی "سفارش" اضافه شود را انتخاب كنيد. لطفا جدول‌های زير را انتخاب كنيد:
مشخصات كالا : Artikelstamm
سفارشات: Bestellungen
فروشندگان جديد: Neue Verhank
سپس با كمك OK كار خود را تاييد كنيد. به همين وجه نيز می‌توانيد نظر سنجی‌ها، نمودارها، ... را از يك بانك اطلاعاتی به ديگری وارد كنيد. برای اين كار بايد بخش مربوط به قسمت مورد نظر شما مثلا بخش Forms يا Reports را برگزينيد.