آموزش Microsoft Office Access

آموزش اکسس بخش شانزدهم

توسط amin8505 | گروه مقاله های آموزشی | 1394/07/28

نظرات 0

تعویض داد ه ها 

استفاده از Replace :
اگر بخواهيم داده پيدا شده توسط Find را با داده هاي ديگر جايگزين كنيم ميتوانيم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ويرايش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنيم و عمل جستجو را ادامه دهيم كه اين كار وقت گير ميباشد. Excel دستوري ساده براي انجام اين كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace ميتوانيم اين كار را انجام دهيم. 
جهت انجام جايگزيني مراحل زير را انجام ميدهيم : 

1- متن جستجو را در کادر Find What وارد ميکنيم.
2- متن تعويضي را در کادر متن Replace With وارد ميکنيم.
3- جهت تاييد هر يک از تعويض ها مراحل زير را دنبال ميکنيم.

الف- Find Next را کليک كرده، Excel به مورد بعدي داده جستجو حرکت ميکند و سلول را انتخاب ميکند. 
ب- در صورتي که بخواهيم تعويض را انجام دهد دکمه Replace را کليک ميکنيم .
ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدي کليک مي کنيم. 
د- جهت تعويض تمام موارد داده هاي جستجو با با دادههاي تعويضي ، Replace All را کليک ميکنيم. 
 
پر کردن خودکار چند خانه 
يکي از مفيد ترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر کردن داده هاي متوالي بصورت خودکار ميباشد. که به اين عمل Auto fill گويند. داده هاي متوالي ميتوانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و... يا 4و5و.... يا از حروف A و B و C و ... تشکيل شده باشند. همچنين ميتواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي ميتوان مجموعه اي از داده هاي خاص را تعريف کرد. 
براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم : 

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را مينويسيم.
2- اين مقادير را انتخاب ميکنيم.
3- مکان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شکل ( + )در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم.
4- حال به طرف پايين يا راست Drag ميکنيم. 
5- به اين ترتيب با رها کردن کليد ماوس ، خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر ميشوند. 
 
ايجاد ليست جديد خودكار:
اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود. چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود. براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام ميدهيم : 
1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Options
3- انتخاب Custom list : Tab 
4- انتخاب New List در کادر Custom List 
5- تايپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter ميکنيم.) 
6- انتخاب دکمه Add
7- OK
 
ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه :
اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم. : 

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Options
3- انتخاب Custom list : Tab
4- روي دکمه Collapse dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click ميکنيم. تا پنجره مينيمايز شود.
5- انتخاب ليست ها در صفحه 
6- روي دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click ميکنيم. تا Resize شود. 
7- انتخاب دکمه Import
8- OK 
 
نکته :ميتوانيم بجاي انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم.
 
ويرايش ليست خودكار
ميتوانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم ، ويرايش كنيم يا اضافه كنيم. براي اين كار مراحل زير را انجام ميدهيم : 

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Option
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب ليست مورد نظر در کادر Custom list
5- کليک در محل مورد نظر در کادر List Entries 
6- ويرايش متن 
7- OK

پاک کردن ليست خودكار: 
اگر بخواهيم يك ليست خودكار حذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي ميكنيم : 

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Options
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List
5- انتخاب دکمه Delete
6- OK
 

غير فعال کردن Auto Fill : 
Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي ميکنيم :

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب منوي Options
3- انتخاب : Edit Tab
4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غير فعال ميکنيم 
5- OK
 
قالب بندي خانه ها در Excel 

در Excel اين توانايي را داريم که قالب بندي يا فرمت يک سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن يا .... کنيم. همچنين ميتوانيم دور سلول كادر بياندازيم يا رنگ زمينه آنرا عوض كنيم. براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي ميکنيم : 

روش اول : 
1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب گزينه Cells 

روش دوم : 
بر روي خانه هاي مورد نظرکليک راست کرده و گزينه Format Cells را انتخاب ميکنيم. 
با اجراي يکي ازسه روش بالا پنجره اي باز ميشود که داراي Tab هاي زير است : 

روش سوم :
فشردن کليدهاي ctrl +1 
 
الف - Number : 

توسط اين Tab ميتوانيم نوع اطلاعات ورودي را تعيين کنيم. اين Tab شامل گزينه هاي زير ميباشد : 
- Sample : هر فرمتي را که انتخاب کنيم، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش ميدهد.
- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص ميکنيم که شامل انواع زير ميباشد : 

1- General : اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هر گونه قالب بندي نشان ميدهد. و اگر عددي در سلول جا نشودآنرا به صورت نمايي نشان ميدهد. 
2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان ميدهد. در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر ميشود. همچنين در اين قسمت ميتوانيم تنظيمات زير را انجام دهيم : 
- Decimal Places : در اين قسمت ميتوانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين کنيم. 
- Negative Number : در اين حالت ميتوانيم مشخص کنيم که عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود. يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود. ( توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل ميكند. ) 
- Use 1000 Separator : اگر در کنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (، ) ميگذارد. 

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان ميدهد. در اين حالت ميتوان تنظيمات زير را انجام داد : 
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص ميکنيد. در اين قسمت واحد پول کشورهاي مختلف نمايش داده شده و ميتوانيم واحد دلخواه خود را انتخاب کنيم. 
- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند. 

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي ، قالب بندي حسابداري ميباشد و علامت پولي در منتهاالهيه سمت چپ آن نوشته ميشود. 
5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان ميدهد. و ما ميتوانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب کنيم. مثلاً مدلي را انتخاب کنيم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و يا مدلي را انتخاب کنيم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد. 
6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان ميدهد. انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند. ما ميتوانيم مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد. و يا .... 
7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان ميدهد. 


نکته:
در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نميکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنيم يا اول قالب بندي را تنظيم کنيم. ولي در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنيم ، عدد را در 100 ضرب ميکند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage کنيم، و بعد عدد را بنويسيم، تغييري در عدد نميدهد. 
8- Fraction : مقادير را بصورت عدد صحيح نشان ميدهد که بدنبال آن نزديک ترين کسر به مقدار واقعي ظاهر ميشود. براي نوشتن يک عدد مخلوط کافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يک فاصله بدهيم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج کسر را بنويسيم. اگر عدد 6 5/10 را بنويسيم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 ميشود. اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند، کافي است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنيم. در اين حالت نگاه ميکند ببيند مخرج اصلي بايد درچند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب ميکند. 
9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان ميدهد.
10- Text : مقادير را به همان صورتي که وارد شده اند نشان ميدهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي کرده باشيم، Excel آن را به صورت متن نشان ميدهد و مقادير آنرا محاسبه نميکند.
 
11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص ( مانند كد پستي ، کد پستي به اضافه چهار رقم، يا شماره تلفن، شماره تامين اجتماعي) نشان ميدهد. مثلاً اگر در يک سلول يک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمي) تايپ کنيم ، با انتخاب اين فرمت به صورت قالب بندي تلفن در مي آيد. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد ميکنيم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و مي فهميم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT ميباشد. 
12- Custom : براي ايجاد يک قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده ميکنيم كه خارج از بحث ما ميباشد. 


ب- Alignment : 
توسط اين Tab ميتوانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين کنيم. اين Tab شامل قسمتهاي زير است : 
1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين ميکند. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است : 
• General : هم ترازي پيش فرض
• Left : هم ترازي داده ها را به سمت چپ ( استفاده براي ارقام) 
• Center : هم ترازي داده ها در مرکز 
• Right : هم ترازي داده ها به سمت راست ( براي متون ) 
• Fill : تمام سلول را با متني که در آن نوشته شده است ، پر ميکند. 
• Justify : يک تراز مناسب براي سلول در نظر ميگيرد . معمولاً براي زماني است که اطلاعات در سلول نگنجد. 
• Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي ميگذارد. 
2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم ميکند. اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :
• Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول 
• Top : هم ترازي داده ها در بالاي سلول
• Center : هم ترازي داده ها در وسط يا مرکز سلول 
• Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز ميشوند. ( بدين معني که داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي ميشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها )
3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : 

• زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس ميتوان تعيين کرد. 
• Degrees : زاويه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليد هاي Increase و Decrease تعيين كرد. 

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است : 

• Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه ميتوان آنرا شکست. در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد. 
• Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي کوچک مي شود که در داخل سلول بگنجد. 
• Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد ميتوان سلولهايي را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار اين گزينه تيک زد. اين عمل باعث ميشود که اين سلول ها بهم پيوسته و يک سلول شوند. 


ج- Font : 
توسط اين قسمت ميتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است : 

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين ميکنيم. 
2- Font Style : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که خط کج ( Italic) يا تو پر(Bold) يا کج و تو پر (Bold Italic) و يا معمولي (Regular) باشد.
3- Size: در اين قسمت سايز قلم را تعيين ميکنيم. 
4- Underline: در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که زير متن خط کشيده شود يا نه. و نوع خط را تعيين ميکنيم. 
• None : خط نميکشد.
• Single : خط تکي زير متن ميکشد.
• Double : دو خطي زير متن ميکشد.
• Single Accounting : تک خط زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود.( يعني تمام حروف بالاي خط نوشته ميشوند.) 
• Double Accounting : دو خطي زير تمام حروف و زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود. 
5- Color : در اين قسمت رنگ خطوط را متن را تعيين ميکنيم. 
6- Effect : شامل قسمتهاي زير است :
• Strike Through : بر روي متن خط ميکشد.
• Super Script : براي بالا نويسي استفاده ميشود. اگر بخواهيم A2 بنويسيم کافي است A2 را نوشته . سپس 2 را انتخاب کنيم و اين گزينه را فعال کنيم. 
• Sub Script : براي زير نويسي استفاده ميشود. 
7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان ميدهد.
د- Border : توسط اين Tab ميتوانيم حاشيه بندي انجام دهيم. که شامل قسمتهاي زير است : 
1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص ميکنيم. 
2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص ميکنيم.
3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص ميکنيم.
• None : حاشيه نميگدارد.
• Outline : دور سلولها حاشيه ميگذارد.
• Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه ميگذارد.
4- Border : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که کدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد. نيز ميتوانيم تعيين کنيم که فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلول حاشيه داشته باشد. 

نکته 
براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين ميکنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click ميکنيم. 
هـ - Patterns : در اين قسمت ميتوانيم رنگ زمينه را تعيين کنيم. که شامل گزينه هاي زير است : 
• Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب ميکنيم. 
• Pattern : در اين قسمت ميتوانيم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنيم. همچنين رنگ هاشور را تعيين كنيم. 


حذف قالب بندي سلولها : 
همانطور كه در فصل سوم گفته شد براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب ميكنيم. 
 

 

0 نظر

نظر محترم شما در مورد مقاله های وب سایت برنامه نویسی و پایگاه داده

نظرات محترم شما در خدمات رسانی بهتر ما را یاری می نمایند. لطفا اگر مایل بودید یک نظر ما را مهمان فرمائید. آدرس ایمیل و وب سایت شما نمایش داده نخواهد شد.

حرف 500 حداکثر